Koronawirus w branży organizacji wydarzeń

Koronawirus w branży organizacji wydarzeń – Konferansjer „w czasach zarazy”

W związku z rozprzestrzenieniem się wirusa, który przyćmił wszystkie inne wydarzenia na świecie, wszyscy odczuwamy jego skutki. Jedni z nas już okopali się we własnych domach, inni robią tylko to co muszą na zewnątrz. Jeszcze inni starają się żyć normalnie.

Abstrahując od postaw mieszkańców, gospodarczo skutki wirusa Covid-19 odczujemy wszyscy, na każdym szczeblu. Póki co każdy z nas gdzieś z tyłu głowy nie chce się zwyczajnie zarazić. Jednak w skali makro wirus odbije się czkawką.

Jedną z pierwszych branż dotkniętych kryzysem jest organizacja wydarzeń. Zgodnie z zaleceniem rządu – wszystkie imprezy masowe zostały odwołane. Te mniejsze, bez potrzeby zdobycia pozwolenia, również, powodowane tymi samymi obawami. Dlaczego według mnie jest to słuszna decyzja? Chyba nie muszę przekonywać – zaduśmy wirusowego dziada w zarodku.

Niemniej branża MICE (szeroko pojętej organizacji wydarzeń w wielu wymiarach) się wykrwawia, bo w jednym momencie została odcięta od możliwości wystawienia jakiejkolwiek faktury. Cierpią nie tylko agencje eventowe, budowniczy stoisk targowych, ale też cała rzesza podwykonawców takich jak konferansjerzy, artyści, akustycy stanowiących często ostatnie ogniwo łańcucha. W jeden dzień mi osobiście spadło kilkanaście wydarzeń na najbliższe dwa miesiące.

Analiza bieżącej sytuacji na rynku eventowym.

Przemyśleń na temat złych aspektów jest pod dostatkiem. Ja chciałbym podzielić się z Wami moimi pierwszymi pozytywnymi spostrzeżeniami.

Przede wszystkim branża eventowa jako pierwsza zjednoczyła szyki i w sposób zorganizowany zasygnalizowała stronie rządowej z czym się borykamy. Efektem tego są wstępne plany wsparcia sektora i ogółu przedsiębiorców. O ile, z przekonania, nie wierzę specjalnie w pomoc instytucjonalną w Polsce, o tyle jestem pełen podziwu dla sprawności działań koleżanek i kolegów.

Właśnie ta solidarność przejawia się nie tylko na szczeblu branżowym, ale też w zwykłych codziennych kontaktach. Przez ostatni tydzień, który obfitował w wiele działań, mimo wszystko tak po ludzku pogadałem tyle z klientami i kolegami, ile przez ostatni rok. Mimo trudnej sytuacji, relacyjność branży wygrywa i ludzie ze sobą rozmawiają. Ba! Wszyscy myślimy, jak mimo pracy „w czasie zarazy” wzajemnie się wspierać, tak, żeby przetrwać ten okres w niezmienionym składzie…

Sposoby na radzenie sobie z sytuacją.

Niektórzy klienci starają się wypłacać chociaż część wynagrodzeń, za imprezy, których nie ma. Inni organizatorzy szukają ratunku dla imprez w nowych technologiach. Streaming wchodzi do galerii handlowych, teatrów. Imprezy są przesuwane, byle tylko ich nie odwoływać. Jeszcze inni szukają innych możliwości zarobkowania. Chwała im wszystkim za to!

Druga kwestia to wnioski idące trochę dalej. Jeżeli „koronka” skończy się do wiosny, którą już czuć to w tym roku może nie zrealizujemy planów budżetowych, ale przynajmniej szybciej zaczniemy odrabiać straty. Wszystkiego się nie da. Nawet przesunięte imprezy ze względu na ich natężenie będą trudne do realizacji. Już teraz mamy w agencji problemy z obsadzeniem konferansjerami niektórych wstępnych terminów wydarzeń przesuniętych.

Jeżeli jednak fala zachorowań i płynący z niej niepokój utrzyma się dłużej, skutki mogą być nieco głębsze. Zmieni się rzeczywistość i zmienić się będzie musiał konferansjer w niej osadzony. Zebrałem kilka „być może” jako luźnych przepowiedni. Ale wiadomo jak to z horoskopami bywa…

Krótka wyliczanka czyli próba przepowiedzenia przyszłości.

„Być może” pierwsze.

Co jeśli przewartościuje się cały system? Na rynku pozostanie mniej specjalistów, którzy będą w stanie obsłużyć wydarzenia. Zarówno od strony organizacyjnej jak i technicznej./Być może/ Ci, którzy przetrwają albo wyjdą silniejsi, albo połączą siły z innymi i w mocnych grupach pójdą do klientów. /Być może/ zmniejszy się konkurencja, rynek przemodeluje i wyrówna relacje klient-agencja?

To wiąże się z drugim „być może”.

• /Być może/ klienci (nie mówię, że wszyscy tacy są, BROŃ BOŻE – ja mam akurat szczęście do tych najlepszych 😉 ) zmodyfikują swoje podejście do współpracy z agencjami i ich podwykonawcami. /Być może/ zagości więcej partnerstwa, a mniej relacji wasalnych. /Być może/ zakończy się szafowanie zdaniami „jak nie Ty, to inny” lub „czy ten konferansjer cokolwiek wie” i wszystkich tych, które kiedyś usłyszeliśmy. /Być może/ briefy będą przygotowywane lepiej, realniej w stosunku do budżetów.
• /Być może/ zmiany dotkną też rozliczeń.
• /Być może/ nauczką z całej sytuacji będzie tworzenie bardziej przemyślanych kosztorysów. Od zawsze powtarzam, że oscylowanie na granicy opłacalności powoduje, że trudno jest tworzyć rezerwy na wypadek obecnej sytuacji. Jeżeli priorytetem będzie zawsze cena i myślenie na zasadach „lepsze to niż nic” to potem może właśnie pojawić się wielkie nic.
• /Być może/ bardziej po partnersku będziemy rozliczać realizacje. /Być może/ skończą się terminy płatności po 120 dni i dziesiątki maili i telefonów z przypominaniem się o płatności.
• Wreszcie /być może/ my konferansjerzy-indywidualiści, odgruzujemy pomysły o stowarzyszeniu przykładem np. tłumaczy. I stworzymy własną księgę dobrych praktyk, usystematyzujemy działania i zaczniemy mówić wspólnym głosem, choć na wiele mikrofonów.  Nawiasem, ostatnio rozmawiałem o tym z Krzyśkiem Łobodzińskim, który bardzo mocno zaangażował się również w działanie na rzecz branży! Kto wie, póki co – Krzysztof za wszelkie starania – jak to mówią francuzi – sza-ba-da!
• /Być może/ nic się z powyższego nie sprawdzi, a my wrócimy po wszystkim do znanych nam doskonale standardów. Przyszłość wszystko pokaże.

Podsumowanie.

Tak czy inaczej, ja czas przestoju staram się wykorzystywać produktywnie. Umacniam relacje, robię rzeczy na który nigdy nie ma czasu, poszerzam horyzonty i przygotowuję się do rzeczywistości postapokaliptycznej. Jeżeli cokolwiek mogę komuś radzić – zróbcie to samo. Lepiej tak, niż się zamartwiać! 😉

Głowa do góry, w końcu korona nam z głowy nie spadnie. A przynajmniej byle na tę głowę nie weszła!

Trzymajcie się ciepło i #zostanwdomu!

Szymon Wujewski – Konferansjer