Słowniczek Pojęć Eventowych

• Najczęściej spotykane słowa w branży MICE

Jeżeli zastanawiasz się, co to jest event, czym różni się animator od konferansjera, albo co kryje się pod pojęciem scenotechniki to miejsce to jest dla Ciebie. Postaramy się przybliżyć Tobie podstawowe pojęcia związane z branżą organizacji spotkań. W sposób przystępny i przejrzysty, tak byśmy mogli operować tym samym językiem.

Konferansjer

Konferansjer (moderator, host, gospodarz, mistrz ceremonii, prowadzący) — osoba, której podstawowym zadaniem jest przeprowadzić widownię przez agendę spotkania.

Konferansjer to profesjonalny prowadzący wydarzenia, który odpowiada za płynny przebieg imprezy, angażowanie publiczności oraz budowanie odpowiedniej atmosfery. Jego zadaniem jest nie tylko zapowiadanie kolejnych punktów programu, ale także moderowanie dyskusji, wprowadzanie prelegentów, utrzymywanie dynamiki wydarzenia i reagowanie na niespodziewane sytuacje.

Doświadczeni konferansjerzy prowadzą różnego rodzaju eventy, w tym konferencje, kongresy, gale, wydarzenia promocyjne i firmowe, bankiety, targi oraz premiery produktów. Ich profesjonalizm, umiejętność pracy na żywo oraz doskonały kontakt z publicznością sprawiają, że wydarzenia są dobrze zorganizowane i angażujące dla uczestników.

Dobry konferansjer powinien cechować się charyzmą, elokwencją, zdolnością do improwizacji i opanowaniem scenicznym. Współpraca z doświadczonym prowadzącym gwarantuje wysoki poziom organizacji eventu oraz pozytywne wrażenia uczestników.

Jeśli szukasz konferansjera na wydarzenie firmowe, kongres lub galę, warto postawić na specjalistę, który zadba o profesjonalną oprawę i wizerunek Twojego eventu.

  Event

Event (wydarzenie, zdarzenie ) — zorganizowane, wyprodukowane wydarzenie skierowane do szerokiej publiczności. Definiowane jako coś specjalnego, wyjątkowego, odmiennego od rzeczywistości z jaką spotyka się uczestnicząca w spotkaniu publiczność na codzień. Głównym celem eventu jest dostarczanie widzowi rozrywki lub wiedzy merytorycznej lub komunikacja określonych założeń. Rozróżniamy:

• event komercyjno – biznesowy nastawiony na cele związane z pojęciem Public Relations, komunikację, prezentację oferty lub samego organizatora, marketing (akcja promocyjna, impreza w galerii handlowej, ale też szkolenia, prezentacje, motywacja pracowników, budowanie relacji w grupie i w otoczeniu, road show, otwarcia nowych obiektów, akcje świąteczne i in.)
• event targowy – wszelkiego rodzaju wystawa, targi, prezentacja szerokiemu gronu odbiorców w przestrzeni ekspozycyjnej. Łączy ze sobą sprzedających i kupujących. Często oparty o budowę specjalnie zaprojektowanego stoiska targowego. Oparty na założeniach stricte handlowych (prezentacja oferty, sprzedawcy, czy wręcz prowadzeniu sprzedaży bezpośredniej)
• event merytoryczny – konferencja, sympozjum, zjazd, których naczelnym zadaniem jest propagowanie wiedzy, edukacja, wymiana doświadczeń i rozwój.
• event rozrywkowy – festiwal, koncert, występ kabaretów, zawody sportowe, które mają wywołać w publiczności określone emocje, dostarczyć rozrywkę, przyjemność i pozwolić na przebywanie w grupie. Szczególnym rodzajem imprez rozrywkowych są gale, które oprócz wywołania dobrego nastroju wśród publiczności mają również za zadanie uhonorowanie określonej grupy osób.
• eventy kulturalne – dni miast, festyn, akcja prospołeczna – organizowane często przez samorząd, mające na celu odpowiednią promocję założeń kulturalno-społecznych.
• Wyróżniamy również eventy o charakterze politycznym, religijnym, ambienty, wydarzenia prywatne.

Najczęściej organizacją eventu zajmuje się event manager.

Scenotechnika

Scenotechnika (nagłośnienie, oświetlenie sceniczne) — ogół technicznych urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia eventu. Na system ten składa się zarówno nagłośnienie sceny, mikrofony, oświetlenie a także w niektórych wypadkach realizacja wideo.

Brief

Brief – zestaw wymagań dotyczących wydarzenia. Wizja, pomysł, sugestie przebiegu, opis przewidywanych atrakcji. Najczęściej przygotowywany przez klienta, czasem już w postępowaniu przetargowym.

Aftermovie

Film podsumowujący wydarzenie, ukazujący jego atmosferę i kluczowe momenty. Jest to popularne narzędzie promocyjne, szczególnie przydatne w kampaniach reklamujących kolejne edycje.

Księga Gości

Dokument, w którym uczestnicy mogą zostawiać wpisy, opinie i podziękowania. Stosowana na wydarzeniach o charakterze uroczystym, takich jak jubileusze czy gale.

Ambient marketing

Kreatywne działania promocyjne w przestrzeni publicznej, które przyciągają uwagę nietypowym miejscem lub formą. Stosowane jako element promocji wydarzeń.

Rider techniczny

Dokumentacja techniczna wydarzenia, zawierająca szczegółowe informacje o sprzęcie, harmonogramie prób oraz wymaganiach dla obsługi technicznej.

Moodboard

Tablica inspiracji wizualnych, zawierająca zdjęcia, kolory i materiały, które pomagają w określeniu stylu i klimatu wydarzenia.

Zaplecze Organizacyjne

Przestrzeń za kulisami, przeznaczona na przechowywanie materiałów technicznych, catering dla obsługi oraz odpoczynek prelegentów i artystów.

Rejestracja Uczestników

Proces weryfikacji listy gości, przekazania identyfikatorów i materiałów powitalnych. Najczęściej odbywa się przy specjalnie przygotowanych stanowiskach.

Breakout sessions

Krótkie, tematyczne warsztaty lub spotkania odbywające się równolegle podczas większych wydarzeń, takich jak konferencje.

Przebieg Wydarzenia/Szpigel

Szczegółowy harmonogram punktów programu, zawierający informacje o czasie realizacji i osobach odpowiedzialnych za poszczególne elementy.

Hybrid event

Wydarzenie łączące format stacjonarny z online, co umożliwia dotarcie do większej liczby uczestników. Stało się standardem w branży eventowej.

Green room/Garderoba

Pokój za kulisami dla prelegentów lub artystów, służący jako miejsce przygotowań i odpoczynku.

Strefa Partnerów

Wydzielony obszar dla sponsorów i partnerów, którzy mogą prezentować swoje produkty, usługi lub materiały reklamowe.

Silent disco

Forma zabawy, w której uczestnicy słuchają muzyki przez słuchawki. Idealne rozwiązanie dla miejsc z ograniczeniami dotyczącymi hałasu.

Kącik Chillout

Strefa relaksu dla uczestników wydarzenia, wyposażona w wygodne meble, przekąski i napoje, często udekorowana roślinami i delikatnym oświetleniem.