Konferansjer na konferencję IT – kiedy agenda to Twoja umowa z uczestnikami
1 i 2 października w Hotelu Qubus w Krakowie prowadziłem konferencję poświęconą rozwiązaniom IT dla Banków Spółdzielczych. Organizator – SoftNet, software house specjalizujący się w systemach dla sektora finansowego. Uczestnicy – prezesi i zarządy banków spółdzielczych. Wysoki poziom oczekiwań. Agenda co do minuty. Dwa dni intensywnej pracy.
To była moja druga edycja tej konferencji. Rok po roku klient wraca. To najlepsza referencja, jaką może dostać konferansjer.
Dlaczego konferencje IT wymagają szczególnego podejścia?
Konferencje branżowe to nie zwykłe eventy. Publiczność przychodzi po konkretną wiedzę. Czas jest cenny. Agenda jest szczegółowo zaplanowana. Uczestnicy – w tym przypadku prezesi i zarządy banków – oczekują profesjonalizmu na każdym kroku.
Konferansjer na takiej konferencji to nie tylko osoba z mikrofonem. To ktoś, kto:
- Zarządza agendą i dba o punktualność
- Koordynuje prelegentów i prezentacje
- Reaguje na nieprzewidziane sytuacje
- Buduje atmosferę, która angażuje uczestników
W przypadku konferencji SoftNet w Krakowie kluczem do sukcesu było połączenie profesjonalizmu z kulturą osobistą i odpowiednią dawką humoru. Publiczność wysokiego szczebla ceni sobie uprzejmość, ale również sprawność działania.
Prelegentami byli kilkunastu najmocniejszych pracowników SoftNet – osoby, które doskonale znają klienta, produkt i potrzeby rynku. Dla konferansjera oznacza to jedno – musi sprawnie prowadzić prezentacje ekspertów, nie przeszkadzając, ale jednocześnie dbając o dynamikę całości.
Agenda to umowa z uczestnikami
Jedną z najważniejszych zasad, którymi kieruję się jako konferansjer, jest trzymanie agendy w ryzach. Maksymalne opóźnienie? 15 minut. Nie więcej.
Dlaczego to takie ważne?
Agenda to nie tylko harmonogram. To umowa z uczestnikami. Gdy organizujesz konferencję, obiecujesz uczestnikom, że ich czas będzie wykorzystany efektywnie. Że panel o 14:00 rzeczywiście zacznie się o 14:00. Że prelegent będzie mówił tyle, ile zaplanowano.
Trzymając timing, pokazujesz szacunek. Pokazujesz profesjonalizm. Dajesz uczestnikom poczucie kontroli – wiedzą, kiedy mogą zaplanować rozmowy kuluarowe, kiedy wrócić na salę, kiedy wyjść na przerwę.
Dla organizatora to także gwarancja. Event Manager, który zleca prowadzenie konferencji, chce mieć pewność, że scenariusz zostanie zrealizowany zgodnie z planem. Bez chaosu. Bez stresu.
Nieprzewidziane sytuacje – kiedy trzeba działać szybko
Podczas dwóch dni konferencji w Krakowie pojawił się moment, który testuje każdego konferansjera. Na scenę wszedł nieprzewidziany mówca – jeden z uczestników, który chciał wywołać dyskusję i zabrał głos poza agendą.
Co zrobiłem?
Dwukrotnie, w grzeczny, ale stanowczy sposób, skierowałem go do rozmów w kuluarach. Dlaczego? Bo mam odpowiedzialność za agendę. Jako konferansjer jestem strażnikiem czasu. Wiem, że każda minuta się liczy. Wiem, że jeśli puszczę jeden nieprzewidziany głos, efekt domina może opóźnić cały dzień.
Jednak wtedy nastąpił zwrot akcji. Prezes SoftNet, z którym byłem w stałym kontakcie wzrokowym, dał mi sygnał, żeby jednak pozwolić mówcy kontynuować. Zmieniłem strategię. Puściłem go dalej.
To pokazuje coś kluczowego w pracy konferansjera – umiejętność czytania sytuacji i współpracy z organizatorem w czasie rzeczywistym. Nie działam w próżni. Jestem w stałym kontakcie z klientem. Reaguję na jego sygnały. Dostosowuję się do potrzeb eventu, zachowując profesjonalizm.
Kultura osobista to fundament
Po przerwie podszedłem do uczestnika, który wcześniej wszedł na scenę. Chciałem przeprosić za stanowcze zachęcanie go do zakończenia przemówienia. Wyjaśniłem, że jako konferansjer odpowiadam za agendę i punktualność.
Jego reakcja? Zupełnie się nie poczuł dotknięty. Wręcz przeciwnie – przeszliśmy na bardziej bezpośrednią formę niż „Pan/Pan”. Rozumiał sytuację. Docenił profesjonalizm.
To pokazuje, że kultura osobista i uprzejmość są równie ważne jak sprawność działania. W pracy z publicznością wysokiego szczebla – prezesami, zarządami, ekspertami – szacunek i elegancja w komunikacji są fundamentem sukcesu.
Dlaczego klienci wracają rok po roku?
Po zakończeniu konferencji prezesi SoftNet zaprosili mnie na kolejną edycję w 2026 roku. Jeszcze przed opuszczeniem Krakowa. To najlepsza forma uznania, jaką może dostać konferansjer.
Dlaczego klienci wracają?
Po pierwsze wiedzą, że mogą mi powierzyć wydarzenie i mieć spokój. Po drugie, wiedzą, że agenda zostanie zrealizowana. Mogą być pewni, że nieprzewidziane sytuacje zostaną obsłużone profesjonalnie. Wreszcie wiedzą też, że uczestnicy będą zadowoleni.
Wieloletnie współprace to standard w Enjoy. Nasi klienci wracają do nas rok po roku, bo dostarczamy wartość, której potrzebują – minimalizujemy ich zaangażowanie, maksymalizujemy satysfakcję uczestników.
Konferencja IT – co musi zapewnić konferansjer?
Jeśli planujesz konferencję branżową – niezależnie od tego, czy to IT, finanse, medycyna czy inny sektor – oto co powinien zapewnić profesjonalny konferansjer:
1. Punktualność i zarządzanie agendą Maksymalne opóźnienie to 15 minut. Każda minuta się liczy. Uczestnicy muszą wiedzieć, że mogą polegać na harmonogramie.
2. Współpraca z organizatorem w czasie rzeczywistym Konferansjer nie działa w próżni. Jest w stałym kontakcie z Event Managerem lub producentem wydarzenia. Reaguje na sygnały, dostosowuje strategię.
3. Profesjonalne zarządzanie nieprzewidzianymi sytuacjami Ktoś wchodzi na scenę poza agendą? Prelegent się spóźnia? Zmienia się kolejność paneli? Doświadczony konferansjer wie, jak to obsłużyć bez chaosu.
4. Kultura osobista i szacunek dla uczestników Publiczność wysokiego szczebla ceni uprzejmość, elegancję w komunikacji i profesjonalizm. Humor? Tak, ale w odpowiednich momentach i w odpowiedniej dawce.
5. Umiejętność angażowania uczestników Konferencja to nie tylko prezentacje. To atmosfera, energia, zaangażowanie. Konferansjer buduje mosty między sceną a publicznością.
Kraków, SoftNet, Banki Spółdzielcze – sukces w liczbach
Dwa dni. Kilkunastu prelegentów – najmocniejsi pracownicy SoftNet, znający produkt i klienta. Prezentacje rozwiązań IT dla banków spółdzielczych. Publiczność składająca się z prezesów i zarządów.
Agenda zrealizowana na czas. Nieprzewidziane sytuacje obsłużone profesjonalnie. Uczestnicy zadowoleni. Organizator zaprosił mnie na kolejną edycję jeszcze przed zakończeniem eventu.
To jest miernik sukcesu konferansjera.
Nie chodzi o to, żeby „coś powiedzieć do mikrofonu”. Chodzi o to, żeby poprowadzić konferencję tak, by organizator miał spokój, a uczestnicy – poczucie, że ich czas został dobrze wykorzystany.
Szukasz konferansjera na konferencję branżową?
Jeśli planujesz konferencję IT, event dla sektora finansowego, medycznego lub innej wymagającej branży – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o Twoim projekcie. Pomożemy Ci stworzyć wydarzenie, które będzie profesjonalne, punktualne i angażujące.
