Streaming zamiast publiczności?

Jak poradzić sobie z kryzysem w branży spotkań?

Pomimo całkowitego ograniczenia działalności scenicznej, staram się być w stałym kontakcie z klientami, event managerami, koleżankami i kolegami konferansjerami. Sprawdzam jak sobie radzą, w tym nieciekawym okresie. Więcej na temat samego kryzysu pisałem w tekście o koronawirusie w branży eventowej (link)

Nieocenionym źródłem informacji jest także inicjatywa TUgether, która zrzesza największe organizacje branżowe. Tu znajdziecie bieżące analizy sytuacji w kraju i za granicą oraz ich konsekwencje w naszym sektorze.

Grupa TUgether na Facebooku

Sytuacja kryzysowa z którą boryka się cała branża eventowa wpływa na wiele aspektów naszego działania. Jako, że duch w rodakach nie ginie nigdy, zwracamy się w kierunku rozwiązań bardziej lub mniej znanych.

Jak poradzić sobie z zakazem zgromadzeń?

Można usiąść i płakać. Można, tylko, że to nie przystoi eventowcowi. Gdyby event manager miał się poddawać, za każdym razem kiedy coś nie idzie po jego myśli to pewnie organizowanych byłoby dużo mniej wydarzeń. Oczywiście w momencie gdy obowiązuje zakaz organizacji imprez masowych, a także wszelkie zgromadzeń powyżej 50 osób, wachlarz możliwości nieco się kurczy.

„Desperate Times, Desperate Measures”, jak powiedział pewien pan od misji niemożliwych.[1]

Jak branża eventowa radzi sobie z ograniczeniami?

Część wydarzeń, (które nie zostały odwołane) jest przeniesionych. Jest to jakaś forma ratunku, jednak nadal nie mamy gwarancji, że się odbędą. Wszystko zależy od bieżącej sytuacji.

Pewne eventy są zastępowane digitalem i akcjami w mediach społecznościowych. Ok, pytanie czy bieżąca promocja na produkt, zastąpi emocje związane z przeżywaniem.

Kolejnym rozwiązaniem jest streaming. Streaming nie wyklucza mediów społecznościowych, zaangażowania konferansjera, pozwala również na przeprowadzenie spotkania prawie w takiej formie, jak w założeniu. A dodatkowo można dodać również promocje.

Wydaje się, że streaming to rozwiązanie idealne skrojone na obecną sytuację. Technicznie jest znany nie od dziś. Jednak w obliczu obecnej zapaści nabiera nowych barw. Oczywiście nie jest to opcja pozwalająca publiczności na pełny udział w wydarzeniu. Jednak daje możliwość jakiegokolwiek dotarcia do widza. Ogranicza także do minimum niebezpieczeństwo szerokiej ekspozycji na możliwość zarażenia.

Co daje streaming i czym różni się od normalnego filmu?

Przede wszystkim streaming dzieje się w czasie rzeczywistym. Nie zapewni takich doznań jak prawdziwy event, jednak pozwoli publiczności na uczestnictwo w wydarzeniu w trakcie jego trwania. Publiczność możne komentować, zadawać pytania, otrzymywać odpowiedzi na bieżąco.

Uczestnicy mogą podziwiać scenografię, śledzić występy. Realizator obrazu i dźwięku zadba, by nic nie umknęło uwadze widza. Trochę telewizja, jednak dużo bliższa komunikacyjnie, znacznie bardziej interaktywna.

Dodatkowym plusem jest to, że każdy uczestnik może być częścią eventu w dowolnym miejscu w którym się znajduje.

Czy streaming wyklucza konferansjera?

Oczywiście, że nie. Przecież tak jak w normalnym wydarzeniu publiczność zgromadzoną przed ekranami trzeba powitać, przedstawić agendę, zapowiedzieć poszczególne punkty programu, wreszcie moderować bieżące pytania i komentarze. Tu konferansjer staje się łącznikiem pomiędzy publicznością a występującymi na scenie. Pracy jest nawet więcej niż standardowo. Zmienia się jedynie forma kontaktu z publicznością. Jasne, przyjemniej jest przemawiać do żywych ludzi, ale to, że znajdują się pod drugiej stronie kamery, życia im nie ujmuje.

Czy streaming zadomowi się na stałe w świecie eventu?

Jako wsparcie? Być może. Jednak ludzie jako stworzenia stadne lubią przebywać razem. Dzielić emocje, czas i przestrzeń. Nie obawiam się zatem zmierzchu wydarzeń organizowanych z udziałem publiczności. Jeżeli streaming ma je dodatkowo uatrakcyjniać to przecież nic nie stoi na przeszkodzie.

Mam nadzieję, że trochę podbudowałem niektóre morowe nastroje. Korzystajmy z nowych technologii, ponieważ branża tak długo będzie żywa, jak długo nie zabraknie nam pomysłów.

A tu macie link do mojej pierwszej streamowanej imprezy w roku 2017. To był bardzo fajny event i nie lada wyzwanie dla mnie jako konferansjera. Enjoy!

Wersja skrócona:  https://www.youtube.com/watch?v=c3aaYy4wIVA

Wersja pełna (dla bardziej cierpliwego widza 😉

https://www.youtube.com/watch?v=ZhDRQEScimI&feature=youtu.be

 

Trzymajcie się!

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

 

 

 

[1]Mission Impossible Movie

Zobacz inne wpisy:

Najlepszy konferansjer na Twój event

W pierwszym wpisie na blogu dowiedzieliście się jak wygląda nowa strona agencji konferansjerskiej Enjoy i jaki mam pomysł na tego bloga.
Blog jednak ma stanowić również formę pomocy, stąd też dzisiaj zastanowię się, jak wesprzeć sukces eventu dokonując wyboru najlepszego gospodarza wydarzenia. Jednak rozważania musimy rozpocząć od sprecyzowania kluczowej kwestii:

Kto to jest konferansjer?

Odpowiedzi jest pewnie tyle, ile jest konferansjerek i konferansjerów na rynku. A skoro tak, to spokojnie mogę przyjąć, że moja wizja jest w 100 % prawdziwa. 
Zatem czy konferansjer to lider o artystycznej duszy, sympatyczny animator, szyjący wszystko rzemieślnik, czy profesjonalista z przemyślanym każdym ruchem? Najważniejsza jest pasja działania, zbudowane doświadczenie czy korzystna wycena? Humor i uśmiech od ucha do ucha, czy stonowane wyważenie sytuacji.

Idealny pewnie byłby miks wszystkich tych cech. Ale czy tacy prowadzący istnieją? Przekonajmy się.

Jak wygląda współpraca z agencją konferansjerską?

Postaram przeanalizować zagadnienie idealnego prowadzącego w zwarty sposób. Przemycę również sugestie dotyczące relacji event manager – gospodarz wydarzenia. Bo to one budują przebieg spotkania. Z tego wypisu dowiesz się zatem:

Jakie cechy powinien mieć profesjonalny konferansjer?
Na co zwracać uwagę przy wyborze gospodarza spotkania?
Czy odpowiednie prowadzenie imprezy przekłada się na jej sukces?
Jak przygotować prowadzącego do działania?

Przed Tobą kilka podstawowych cech, zebranych w punktach. Jeżeli gospodarz Twojego spotkania je wykazuje to jest duża szansa, że Twój event się uda. Nie zwalnia to jednak z czujności. To Ty jesteś szefem, a konferansjer powinien podążać w kierunku, który Ty wyznaczasz. To gwoli wstępu, czas na konkrety.

Konferansjer powinien lubić swoją publiczność

Trudno, żeby polubić uczestników eventu w ciemno. Bardziej chodzi tu o pewne założenie. Idealny prowadzący musi lubić ludzi jako takich. Nie tylko w przestrzeni zawodowej – eventowej. Chodzi o ukierunkowanie na relacje, komunikację, rozmowę. Jeżeli konferansjer jest człowiekiem otwartym, to na scenie będzie to widać. Nie ma nic gorszego niż wykonywanie swoich obowiązków za karę. Zasada ta sprawdza się w każdej branży. Stąd też, jeżeli będzie się Tobie dobrze rozmawiać z prowadzącym już od pierwszego telefonu, to istnieje olbrzymie prawdopodobieństwo, że taka sama nić porozumienia wytworzy się pomiędzy nim, a publicznością zgromadzoną na Twoim wydarzeniu.

Obsługa konferansjerska

Czy ja lubię swoją publiczność? Oczywiście! Nawet jeżeli czasem jest mieszana, jak w przypadku otwarć sklepów Maxi Zoo, gdzie goście przybywali w towarzystwie swoich czworonogich kompanów.

Konferansjer powinien być świetnie przygotowany do swojej pracy.

Niby rzecz oczywista. Ale wato podkreślić, że wrodzony talent i sceniczna biegłość nigdy nie zastąpią przygotowania do imprezy. Profesjonalny konferansjer, wie, że dotychczasowe zdobyte doświadczenie pomaga w sytuacjach nieoczekiwanych. A tych na scenie może pojawić się wiele – od awarii scenotechniki, przez spóźnienia artystów, po niedysponowanie prelegenta. Doskonała znajomość scenariusza, wcześniejsze omówienie z event managerem jego przebiegu, czy dobry kontakt z ekipą realizacyjną są na wagę złota. Jeżeli całość połączymy z humorem i sprytnym odwróceniem uwagi publiczności, uzyskujemy niezłą polisę ubezpieczeniową.

Jednak samo doświadczanie nie może wykluczać przygotowania. Konferansjer jako leader przeprowadzający publiczność przez całą agendę musi wiedzieć co się wydarzy. Musi mieć przygotowane, a przynajmniej przemyślane swoje zapowiedzi i działanie.
Przygotowanie prowadzącego można przyrównać do występu wokalisty. Podczas koncertów nasi idole na scenie są spontaniczni, nawiązują kontakt z publicznością, czasem bezpośredni – jednak nie tworzą swoich piosenek ad hoc. Przygotowują je wcześniej ku uciesze fanów.

Konferansjer na koncerty
Koncert Anny Wyszkoni

Gospodarz wydarzenia jest Twoim scenicznym przyjacielem – warto polegać na jego doświadczeniu ale równocześnie maksymalnie ułatwić przygotowanie do imprezy. Najlepiej poświęcić chwilę na rozmowę, przekazać główne założenia eventu i scenariusz. Nie bójmy się jednak wymagać od prowadzącego własnego wkładu. W końcu on również wiele od siebie wymaga, skorzystaj z tego.

Konferansjer a punktualność.

Tu krótko. W przestrzeni eventowego tu i teraz nie ma miejsca na spóźnienia. Moją najlepszą praktyką jest obecność minimum godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia. Jednak zazwyczaj pojawiam się dużo wcześniej. Z miejscem imprezy trzeba się zapoznać, mieć chwilę na przebranie się, zjedzenie czegoś, oddech. Konferansjer jest reprezentacją organizatora. Musi prezentować się nienagannie i z uśmiechem. Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a nasza praca składa się z samych pierwszych wrażeń.

Obsługa klienta – od czego zaczyna się dobre prowadzenie imprezy?

Od wielu lat nasza agencja konferansjerska opiera się na silnym fundamencie obsługi klienta. Staramy się ekspresowo przygotowywać oferty dla naszych klientów, zawsze jesteśmy pod telefonem. Nasze wyceny tworzymy w oparciu o termin, lokalizację i koszty. Jednak zawsze w ślad za wyceną kroczy jakość obsługi.
Tak jak wspominałem powyżej – obsługa imprezy rozpoczyna się od pierwszego telefonu. Jeżeli pierwszy kontakt jest bez zarzutu, negocjacje i ustalenia idą koncertowo, to zapewne na imprezie nie będzie inaczej. Dodatkowo konferansjer powinien być zawsze „uchwytny”. Jeżeli długo czekasz na odpowiedzi, jeżeli otrzymujesz je w zdawkowej formie, to wiedz, że coś się dzieje… jak mawiał klasyk.
Poddaję zatem w tym miejscu również pod rozwagę niektóre ogłoszenia np. na OLX sie. Nie zawsze okazja w praktyce jest taka korzystna, nie zawsze oszczędności zrównoważą koszty ewentualnej wpadki…

Konferansjer powinien budować doświadczanie z pokorą.

Gospodarz eventu nigdy nie jest jego główną gwiazdą. Jego praca polega na zapowiadaniu poszczególnych punktów programu. Ma być przewodnikiem, leaderem, ale nie powinien nigdy przyćmić samego wydarzenia.
Im dłużej zajmuje się prowadzeniem imprez, tym bardziej doceniam wagę przygotowania do imprezy, udział teamu realizacyjnego i tego, że na eventcie naprawdę wszystko może się wydarzyć.
Ważne by podnosić swoje kompetencje, rozwijać się prowadząc coraz bardziej złożone wydarzenia. Nie bać się odpowiedzialności. Moją ogromną satysfakcją jest zaufanie moich klientów. Ale jak każdy nie jestem wszechwiedzący. Chętnie się uczę, wymieniam doświadczeniami z innymi eventowcami, bo wiem, że zawsze jest przestrzeń do dopracowania. Z każdej imprezy lubię być zadowolony, bo walczę nie tylko o reputację klienta ale także o swoją.
Jeżeli Twój prowadzący myśli tak samo – gratulacje, pracujesz z profesjonalistą!

Konferansjer a specjalizacja

Absolutnie nie neguję multidziedzinowości. Jeżeli ktoś czuje, że sprawdzi się na weselu, jego konik to moderowanie konferencji, a firmowy piknik będzie niezapomniany to ja to szanuję.

Jednak moim zdaniem, jak w każdej dziedzinie pewna specjalizacja jest pożądana. Jeżeli konferansjer czuje się dobrze w określonej formule to komfort pracy przełoży się na lekkość prowadzenia. W końcu im więcej mamy praktyki w określonym działaniu, tym jesteśmy w nim lepsi.
Osobiście odnajduję się na imprezach komercyjnych: Konferencje, gale, imprezy targowe, koncerty, eventy w galeriach handlowych, imprezy promocyjne, wizerunkowe czy otwarcia nowych obiektów. Na tych wydarzeniach czuję się najlepiej.
Jednak nasz zespół tworzą prowadzący z całej Polski, którzy specjalizują się także w innych formatach. Zatem w naszym teamie znajdzie się zawsze konferansjer na piknik, dni Miasta czy festiwal.
Wracamy zatem do pytań ze wstępu. Konferansjer na Twoje wydarzenie powinien być dopasowany do Twoich potrzeb. Zachować się dokładnie w ten sposób, w jaki wymaga tego sytuacja. Pamiętaj, żeby poprosić swojego prowadzącego o portfolio przed zaangażowaniem. Wówczas, po analizie, będziesz wiedzieć które imprezy prowadzi najczęściej.

Duże projekty a odpowiedzialność spoczywająca na konferansjerze.

Co tu dużo mówić. Imprezy wysokiego ryzyka – te o ogromnych budżetach, dużym audytorium, albo zwyczajnie pierwsza realizacja dla nowego klienta. Nie do końca ważne jest to jaka to impreza, ważne, że jest dla Ciebie istotna. Pamiętaj, że konferansjer to niezwykle ważny element eventu , który buduje wizerunek imprezy. Kiedy wejdzie na scenę, musi zrobić wszystko to, czego od niego oczekujesz. Przecież nie wejdziesz na scenę za niego. Warto więc zaufać doświadczonemu prowadzącemu, który będzie rozumiał, że reprezentuje nie tylko swój interes, ale także Twój. Im więcej Ty masz zleceń, tym częściej on jest na scenie. Ważne zatem, żeby istniała pomiędzy Wami synergia, ku obopólnemu zadowoleniu ze współpracy.

Czy w pełni odpowiedziałem na pytanie kto to jest konferansjer? Pewnie nie, bo całościowa charakterystyka zawodu i wszystkich działań scenicznych to temat bardziej na książkę niż bloga. Jednak liczę, że wskazane cechy u Twojego prowadzącego pomogą w sukcesie Twojego wydarzenia. A przecież o to chodzi nam wszystkim.

Zatem powodzenia i samych sukcesów!

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

EDIT (grudzień 2019): Event Management Polska również zadał mi pytanie dotyczące roli prowadzącego na evencie. Sprawdźcie co im odpowiedziałem: Link

Zobacz inne wpisy:

Prowadzenie konferencji Dzień dobry Biznes

Konferansjer lubi wyzwania!

Witajcie, chciałbym podzielić się z Wami naszym dużym sukcesem. Za każdym razem kiedy kończymy tak duży projekt, odczuwam satysfakcję z dobrze wykonanej pracy. W kilku zdaniach przybliżę Wam poniżej szczegóły całego przedsięwzięcia.

Co to jest konferencja Dzień Dobry Biznes?

W zeszłym tygodniu zakończyliśmy ogromny cykl konferencji biznesowych organizowany przez największy polski bank. Jako konferansjer podczas kilku edycji miałem okazję 80 razy powiedzieć Dzień Dobry Biznes otwierając konferencje w całej Polsce.

W ramach szkoleń motywacyjno-edukacyjnych przedsiębiorcy mogli poznać tak cenne w biznesie know-how. Zapoznać się z najnowszymi trendami nie tylko w dziedzinie marketingu, PR-u, procesów i funkcjonowania firmy, ale także w skomplikowanych meandrach prawnych.

Wszyscy prelegenci byli praktykami biznesu.  Rozwiązania o których opowiadali przetestowali w ramach własnej działalności. Co również przekładało się na wartość przekazywanej wiedzy. Nie ukrywam, że osobiście wyniosłem bardzo wiele z każdego szkolenia. Nie mam tu na myśli długopisów, czy rzutnika 😉 tylko sporą dawkę wiedzy, praktyki i fajne znajomości, które już owocują.

Co robi konferansjer na konferencji?

Do moich głównych zadań oprócz oczywiście sprawnego poprowadzenia całości spotkania należało również stworzenie scenariusza w oparciu o agendę dla każdej edycji, przygotowanie bio prelegentów na podstawie materiałów i trzymanie ręki na czasowym pulsie.

Konferansjer z tym ostatnim z reguły nie miewa łatwo, ale dobre relacje, które nawiązałem z prelegentami pozwoliły z uśmiechem kontrolować długość ich wystąpień, a także ich kolejność.

Jednak nadrzędny efekt, który chciałem osiągnąć to przede wszystkim o odpowiednia atmosfera. Z jednej strony biznesowa, jednak z odrobiną przymrożenia oka i nutą niezobowiązania. Tak, by zwyczajnie na szkolenia chciało się przychodzić, a ich uczestnicy nawiązywali również relację między sobą. Chciałem uniknąć sztywnej formuły konferencyjnej – może między innymi dlatego frekwencja zwiększała się z każdym spotkaniem.

Będę z nutą nostalgii wspominał ten czas i ten projekt. Dziękuję serdecznie agencji Ixodes za zaufanie, przedstawicielom banku za pozostawienie dużej dozy swobody w działaniach, prelegentom za uśmiech, pomoc i współpracę a także każdemu uczestnikowi za inwestycję czasu i uwagi, które są obecnie jednymi z cenniejszych wartości u każdego.

Statystyki dotyczące mojego udziału w konferencji Dzień Dobry Biznes

Poprowadziłem 80 spotkań.

Roadshow odwiedził 60 miejscowości.

Zgromadziliśmy ponad parę tysięcy uczestników.

Pokonaliśmy 100tys. km po polskich drogach. Więc czasu w aucie nie jestem w stanie zliczyć 😉

Bez wątpienia było warto.

Do zobaczenia na kolejnych, tak spektakularnych projektach.

 

Konferansjer – Szymon Wujewski

 

Zobacz inne wpisy: