Konferansjer na event integracyjny bez harmonogramu? Poznaj kulisy spotkania w Żabce Poznań
Co roku spotykam się z zespołem centrali Żabki w Poznaniu. To nie jest typowa konferencja. Niemniej jednak to wydarzenie integracyjne z charakterem, które stawia przed konferansjerem wyzwania wyższego rzędu.
Event, który płynie własnym rytmem
Wyobraź sobie wydarzenie bez sztywnego harmonogramu. Pracownicy wchodzą i wychodzą przez cały dzień, korzystając z aktywności wtedy, kiedy mają czas. Dzięki temu nie tracą efektywności w pracy. Ponadto czerpią z wydarzenia to, czego potrzebują w danym momencie.
Brzmi idealnie dla uczestników? Tak. Dla konferansjera? W rezultacie to prawdziwy test umiejętności prowadzenia imprez.
Więcej niż prezentacja platformy zakupowej
Żabka organizuje te spotkania, by promować funkcjonalności swojej wewnętrznej platformy zakupowej. Niemniej jednak to nie główny cel. Prawdziwa wartość tkwi przede wszystkim w scaleniu zespołu. Różnorodne aktywności dostępne przez większość dnia tworzają więc przestrzeń do integracji. Pracownicy mogą pobawić się, porozmawiać, poznać się lepiej. W rezultacie to nie jest klasyczna konferencja z publicznością przybytą punktualnie na dziesiątą. To żywy organizm, który oddycha własnymi rytmami.
Wszystko jest na Twojej głowie
Typowy event? Masz scenariusz. Wiesz, że o 10:15 wchodzi prezes, o 11:30 panel dyskusyjny, a o 13:00 lunch.
Tutaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Ty decydujesz, co dzieje się w każdej chwili.
Obserwujesz publiczność i reagujesz natychmiast. Widzisz, że grupa słuchała już 15 minut? Czas więc zmienić formułę. Zauważasz nowe twarze przy stoisku? Musisz w rezultacie dostosować przekaz. Dostrzegasz spadek energii? Dlatego dopalajesz emocje.
Brak sztywnych ram to swoboda dla uczestników. Dla konferansjera oznacza jednak ciągłe podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. Nie możesz zatem działać na autopilocie. Musisz być w 100% obecny przez wiele godzin.
Kiedy publiczność miesza się non-stop
Klasyczna konferencja? Wszyscy siedzą na widowni, słuchają od początku do końca. Masz więc stabilną grupę przez całe wydarzenie.
Event w Żabce wygląda zupełnie inaczej. Publiczność miesza się bowiem bez przerwy. Ktoś przyszedł teraz, ktoś był godzinę temu i wraca ponownie. Część osób to nowi pracownicy, którzy platformy nie znają. Inni to weterani, którzy wiedzą już wszystko.
Efekt? Musisz więc przekazywać te same informacje, ale w różny sposób. Za każdym razem inaczej. To w rezultacie gimnastyka słowna wyższego rzędu. Opowiadasz o tej samej funkcjonalności platformy, ale zmieniasz metafory, przykłady, ton głosu, formę przekazu.
Dla nowych pracowników mówisz szczegółowo i przystępnie. Tym, którzy stoją przy Tobie już pół godziny, przekazujesz informacje dynamicznie i z dozą humoru. Dla wracających po raz trzeci? Stosujesz świeże podejście, nowy kontekst. Nikt nie może zatem czuć, że słyszy w kółko to samo.
Energia, która nie może spaść ani na moment
W typowym evencie konferansjer ma przerwy. Wychodzi prezes na 30 minut mówić, lecą materiały wideo. Przerwa kawowa daje chwilę oddechu.
Tutaj sytuacja wygląda inaczej. Brak stałej publiczności nie oznacza bowiem odpoczynku. Wręcz przeciwnie.
Przez większość dnia musisz utrzymywać wysoki poziom energii. Każda osoba, która podchodzi do strefy aktywności, musi poczuć wrażenie, że dzieje się coś ciekawego. Nie może więc trafić na moment zastoju. Nie może również zobaczyć zmęczonego konferansjera, który odlicza minuty do końca.
Dlatego pracujesz na emocjach przez cały czas. Dopalajesz je u siebie i u uczestników, tym samym tworząc atmosferę, która wciąga. To znacznie trudniejsze niż prowadzenie gali przez 3 godziny dla stabilnej publiczności.
Jak sobie z tym radzę w praktyce
Nie trzymam się sztywnego planu. Obserwuję ludzi, czytam ich reakcje. Dostosowuję więc tempo, formę, treść.
Przygotowuję kilka wersji każdego przekazu. Prosty, bardziej złożony, humorystyczny, formalny. W zależności od grupy wybieram właściwy wariant. Mam bibliotekę gotowych rozwiązań, które następnie łączę w nowe kombinacje.
Lubię wydarzenia, które prowadzę. To nie jest frazez. To fakt, który zmienia wszystko. Żabka daje mi przestrzeń do kreatywności, pozwala decydować samodzielnie. Dzięki temu mogę być sobą. A to daje autentyczną energię, którą czują uczestnicy.
Jestem gospodarzem, nie gwiazdą
Nie jestem gwiazdą wieczoru. Jestem gospodarzem wydarzenia. Pracownicy Żabki to moi goście, dlatego dbam o nich. Upewniam się, że czują się dobrze, że rozumieją informacje, że bawią się podczas aktywności.
To zmienia całą dynamikę prowadzenia imprez. Przestajesz myśleć o sobie, zaczynasz myśleć o doświadczeniu uczestników. O tym, co oni wyniosą z tego dnia.
Dlaczego taki format działa dla firmy
Pracownicy nie tracą efektywności. Mogą więc wrócić do pracy, gdy trzeba, a potem wrócić na event w dogodnym momencie. Firma nie blokuje im całego dnia, dając elastyczność, która w centrali ma ogromne znaczenie.
Integracja dzieje się naturalnie. Ludzie spotykają się przy aktywności, którą wybrali. Łączy ich wspólne doświadczenie, nie przymus siedzenia obok siebie na sali konferencyjnej. Więc relacje budują się autentycznie.
Platforma zakupowa? Poznają ją w luźnej atmosferze, pytając o funkcjonalności bez presji. Słuchają, bo chcą, nie bo muszą. W rezultacie lepiej zapamiętują informacje.
Co wynoszę z takich wydarzeń jako konferansjer
Takie wydarzenia są wyczerpujące. Wymagają maksymalnej koncentracji, kreatywności, energii bez przerwy przez wiele godzin. Nie masz momentu na oddech, musisz być gotowy w każdej sekundzie.
Niemniej jednak dają też najwięcej satysfakcji w pracy.
Kiedy po kilku godzinach pracownik podchodzi i mówi, że fajnie to prowadzisz, choć słyszał już o tej funkcji trzy razy, wiem, że zrobiłem dobrą robotę. Kiedy widzę, że grupa śmieje się przy aktywności, a potem wraca do biurek z uśmiechem, czuję, że event spełnił swoje zadanie.
Czy Twoje wydarzenie potrzebuje elastycznego konferansjera
Organizacja wydarzeń ewoluuje. Coraz więcej firm szuka elastycznych formatów. Coraz częściej harmonogram schodzi na dalszy plan, liczy się natomiast doświadczenie uczestnika i jego komfort.
Jeśli planujesz event integracyjny, targi wewnętrzne, dzień otwarty dla pracowników, warto pomyśleć o konferansjerze, który poradzi sobie bez sztywnego scenariusza. Ktoś, kto rozumie, że brak harmonogramu to nie brak planu. To elastyczny plan, który żyje razem z uczestnikami.
Organizujesz podobne wydarzenie? Potrzebujesz konferansjera na imprezę, który nie zgubi się bez ściśle określonych ram czasowych? Kogoś, kto będzie miał energię przez cały dzień, choć publiczność będzie się zmieniać co chwilę?
Porozmawiajmy. Chętnie pomogę stworzyć wydarzenie, które daje uczestnikom to, czego naprawdę potrzebują.
