Konferansjer na imprezach targowych

Zmierzch imprez targowych był zapowiadany już wielokrotnie. Istotnie obsługując stoiska targowe od blisko 15 lat sam obserwuję zmniejszenie zainteresowania zwiedzających i obniżkę budżetów zarówno na samą budowę stoiska jak i na atrakcje, które mu towarzyszą.

Jak subiektywnie wygląda obsługa stoiska targowego w rzeczywistości?

Coraz więcej odpowiedzialności za funkcjonowanie strefy powierza się konferansjerowi, jednocześnie w pewnym stopniu  ograniczając jego wsparcie w postaci chociażby dobrze przemyślanej, przygotowanej wcześniej aktywności skierowanej do zwiedzających.

Choć wielu z nas konferansjerów potrafi naprawdę dużo mówić i to czasem z sensem, dodatkowo łapiąc fantastyczny kontakt z publicznością to czasem warto mieć jakikolwiek punkt zaczepienia. Dobrze rozpocząć rozmowę czy zaprosić do obecności w strefie  a przez to poznania oferty wystawcy od zaproszenia do konkretnego działania.

Organizatorzy trochę liczą na to, że zapraszając profesjonalnego konferansjera sprawa rozwiąże się sama – to on wymyśli aktywności, przeprowadzi je i zwiększy trafik. Pamiętajmy jednak, że będą to działania doraźne. Znacznie lepiej wizerunkowo plasuje się coś, co także w świadomości zwiedzających zostało dobrze przemyślane i (tu postawie najmocniejszy akcent) doskonale łączy aktywność w strefie z ogólną komunikacją prowadzoną przez firmę.

Moim najlepszym przykładem aktywności na targach był zawsze serwis otomoto.pl. Zarówno agencja produkująca strefę jak i klient mieli wszelkie aktywności dopięte na ostatni guzik. W zależności od akcentów na strefach pojawiały się maszyny do zmiany kół, wymontowane drzwi z fiesty, symulatory rajdowe, czy kilkanaście fordów mustangów. Można wymieniać długo. Prowadzący imprezę konferansjer dodatkowo zapewniał atmosferę, ruch i rozładowywał kolejki – samemu również bawiąc się przednio. Mówimy tu o wydarzeniach pokroju MotorShow w Poznaniu, gdzie w szczycie zwiedzający przemieszczali się jak na pielgrzymce  – rzeką ludzi.

Niestety minęło parę lat. Aktywności strefowe wystawców z każdym rokiem topniały niczym lodowce i obecnie w większości przypadków konferansjer pozostaje jedyną atrakcją na strefie – często nawet niedostatecznie nagłośnioną.

Taka stan rzeczy jest spowodowany przez kilka czynników. Mniejsza liczba zwiedzających, którzy rozkładają się często na konkurujące ze sobą imprezy, rozsiane w tym samym czasie w kilku obiektach targowych. Nie bez znaczenia są również  zarządzający obiektami targowymi, którzy często podnoszą koszty wynajmu przestrzeni, by rekompensować sobie mniejsze wpływy z biletów. Większe koszty obecności, to często mniej środków na atrakcyjne stoisko lub rezygnacja z udziału. A to z kolei przekłada się na zainteresowanie zwiedzających. Tym samym wracamy do punktu wyjścia.

Jak sobie radzą organizatorzy wobec mniejszej liczby zwiedzających i wystawców? Często na targach znajdujemy ogromne strefy food court, sceny z olbrzymią widownią zapełniane ledwie w jednej trzeciej, czy całe hale przeznaczone dla jednego wystawcy, gdzie jedyny żywy element stanowią jego pracownicy.

Przy długich godzinach otwarcia targów często Ci sami pracownicy, wobec zerowego ruchu zamykają strefy na długo przed ostatnim gongiem, pakując się ostentacyjnie. Biorąc pod uwagę szacunek dla zwiedzających, także tych, którzy wpadają lotem koszącym na końcówkę być może nie jest to najszczęśliwszy obrazek. Rozumiem jednak takie podejście. Tutaj wygrywa bilans zysków i strat – pytanie czy jest sens utrzymywać całość zespołu dla jednej czy dwóch osób, które być może jeszcze przyjdą. Sam osobiście jednak staram się namawiać swoich klientów, by wytrzymać do końca, w trosce o wizerunek.

Oczywiście od powyższych reguł istnieją chlubne wyjątki, gdzie ludzi jest tryliard i potrafią stać po parę godzin w kolejce do zdjęcia ze swoim idolem – obyśmy wrócili na te targowe tory w przypadku innych imprez.

Przepis na udaną imprezę targową

Co można zrobić by tak się stało? Globalnie nie zdziałamy wiele, jednak dla konkretnej imprezy z naszym udziałem możemy zdecydować się na kilka podstawowych kroków. Jeżeli dysponujemy budżetem, który nie pomieści wszystkiego, warto skupić się na jak największej estetyce strefy; zapewnić zespół, który będzie odpowiednio dzielił się obsługą stoiska, przy zachowaniu energii i uśmiechu i wreszcie rozważyć współpracę z profesjonalnym konferansjerem. Proponuję jednak wykorzystać doświadczenie prowadzącego znacznie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia targów. Bywając na różnych eventach mamy gotowe i sprawdzone rozwiązania, które nie kosztują milionów monet, jednocześnie dają się łatwo dostosować do obowiązującej komunikacji firmy. Jeżeli zbudujemy program całego wydarzenia, to gwarantuję, że w świadomości obecnych zwiedzających zapiszemy się złotymi zgłoskami i myślę, że z przyjemnością podzielą się oni swoją opinią także w mediach społecznościowych. Zyskamy dodatkowe echo naszej obecności na imprezie – a o to przecież chodzi.

Reasumując – rozmawiajmy, planujmy wspólnie i działajmy wówczas ostatnie osoby będę kończyły zwiedzanie właśnie u nas. W końcu takie w założeniu miały być targi, targi czyli święto spotkania człowieka z człowiekiem.

Szymon Wujewski – Konferansjer