Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Witajcie,

Dziś odpowiem na pytanie:

Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Jestem świeżo po wręczaniu statuetek dla najlepszych partnerów biznesowych firmy Dobroplast – producenta okien i drzwi o zasięgu międzynarodowym.

Na tej fali postanowiłem w ramach krótkiego podsumowania, zastanowić się nad elementami perfekcyjnie przygotowanej gali. Wybieram moim zdaniem najważniejsze, żeby nie przeładować tego postu treścią. Ostatnio modne politycznie są wszelkie 5, poznajcie więc

„piątkę Wujewskiego w kategorii Gala Idealna.”


Klient.

No tak, dobrze jest mieć klienta któremu organizujemy galę 🙂 Nie dość, że sfinansuje całe przedsięwzięcie, wskaże laureatów to jeszcze zapewni gości. W przypadku wczorajszej gali – Dobroplast nie tylko po raz szósty spotkał się w gronie swoich partnerów biznesowych, ale także świętował 20-lecie istnienia na rynku. Idealny motyw przewodni dla całości spotkania. Punkt zaliczony!

Miejsce.

Jak już udało nam się znaleźć sponsora i przekonać do wyboru i zaufania w nasze siły to czas skupić się na lokalizacji . Miejsce imprezy nie może być przypadkowe. W trudnej erze organizacji eventów, gdy każdy z gości „widział i przeżył już wszystko” otoczenie gali musi być dobrze przemyślane. Głównie wybieramy pomiędzy przestrzeniami artystyczno-teatralnymi, industrialnymi, ośrodkami konferencyjnymi i hotelami. Oczywiście ilu event managerów tyle pomysłów, ale skupiam się na głównych kierunkach. Bardzo wygodnym obszarem do organizacji pozostaje hotel. Tutaj odchodzi nam z reguły zewnętrzny catering (szef kuchni powinien zaproponować dobre menu), w łatwy sposób możemy na miejscu przenocować gości spoza miejscowości, w której odbywa się gala, a obiekt posiada niezbędne zaplecze techniczne. Do dyspozycji mamy z reguły obszerną salę bankietowo konferencyjną i managera obiektu, który służy pomocą. Tu jednak uwaga – manager zazwyczaj ma dużo na głowie, jego wsparcie nie może wykluczać naszego działania. Sprawdzajmy wszystko po dwa razy 😉 A druga sugestia wujka dobrej rady – nie bazujmy na nagłośnieniu hotelowym. Serio. Pracuję jako konferansjer od kilkunastu lat. Pracowałem w wielu hotelach o różnej klasie. Uwierzcie mi na słowo – chcecie mieć dobrze nagłośnioną imprezę – poproście o to profesjonalistów. Koszt będzie odrobinę większy, ale efekt pozostanie bez porównania. Sorry hotele, w tym obszarze 0:1 dla realizatorów dźwięku. 😉

Wczorajsza gala odbywała się w Apart Hotelu w Uniejowie. Hotel o wysokim standardzie, wygodny dla gości. Osadzony w miejscowości ze źródłami termalnymi. Uczestnicy mogli przybyć wcześniej, zrelaksować się w termach i z uśmiechem przybyć na wieczorną galę. Dodatkowo obiekt mniej więcej w środku Polski. Lokalizacja na '+'.

Atrakcje na gali.

Oklaski wg. definicji to powtarzalne przybijanie sobie piątki za osiągnięcia innych ludzi, ponieważ każdy lubi być doceniany. Jednak nawet  emocje powodowane wręczaniem statuetek muszą być podsycone przerywnikami. Najbardziej ekwilibrystyczne kategorie nie wystarczą. Postaw się na miejscu gości. Siedzisz przez dłuższy czas i obserwujesz podobny schemat – kategoria, nominowani, zwycięzcy. Pół biedy jak słyszysz swoje nazwisko. Jeżeli akurat nie zagościłeś w gronie laureatów to sprawa się komplikuje. Przybyłeś ponieważ chcesz się dobrze bawić, jednak po 4 kategorii wyruszasz na wycieczkę po manu własnego telefonu pod płaszczykiem zajęcia się ważnym mailem lub zagłębiasz się w dyskurs z sąsiadem. Tak czy inaczej tracisz kontakt ze sceną. Dobry event manager nie dopuści do takiego momentu. Całość musi być na tyle dynamiczna, żeby każdy z widzów poświęcił większość swojej uwagi na to co dzieje się na scenie. Pamiętajcie o atrakcjach, będących przerywnikami.

Z reguły do wyboru mamy show multimedialne lub artystyczne. Nie może trwać za długo, bo to tylko przerywnik. Nie straćmy z oczu głównego powodu spotkania. Podwykonawców jest sporo. Jeżeli brakuje Wam pomysłów – są np. grupy dla organizatorów na facebooku, które zasilają również artyści. Wystarczy wrzucić odpowiedni post, a odzew będzie niebotyczny.

Przykład z wczoraj.  Wybór organizatorów padł na artystów z grupy Galitsyna Show, którzy stworzyli dwa obrazy nawiązujące do jubileuszu. Dodatkowo macie jeszcze pamiątkę, która może zawisnąć w siedzibie klienta 😉

Team realizacyjny.

Pamiętaj, organizacja imprezy to z reguły niemałe wyzwanie. Stawianie mu czoła samodzielnie jest dość trudne. Obok wsparcia ze strony obiektu, potrzebujesz też swój zespół. Ja miałem wczoraj ze sobą doświadczonych ludzi z warszawskiej agencji STOPRO, z którymi przeprowadzamy kilkadziesiąt wydarzeń rocznie. Dodatkowo cały sztab techników dźwięku, światła, wsparcia technicznego. Sam team realizacyjny po stronie agencji liczył niespełna 10 osób. Oczywiście całość musi być dopasowana do skali wydarzenia. Jednak warto dzielić się obowiązkami. Jeżeli weźmiemy na siebie za dużo to ryzyko niedopatrzenia jakiegoś szczegółu wzrasta. Nie zawsze będziemy mieli okazje, żeby naprawić ewentualne błędy i niedociągnięcia. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.

Konferansjer.

No właśnie. Zostawiłem sobie najlepsze dla siebie na koniec. Wybór osoby, która poprowadzi wydarzenie należy do grupy kluczowych. Jeżeli z jakichś powodów, nie będę mógł poprowadzić Twojego wydarzenia, to i tak głowa do góry. Jeżeli zapamiętasz kilka moich konferansjerskich podpowiedzi to będzie dobrze. Przede wszystkim nie czekaj z wyborem prowadzącego do ostatniej chwili. Większość profesjonalnych konferansjerów miewa zaplanowane terminy imprez na kilka ładnych tygodni w przód. Czasem jeszcze dalej. Dobrze jest zdecydować się na kogoś z doświadczeniem, bo to odejmie Tobie sporo stresu na samej imprezie. Dla prowadzącego (ale też reszty zespołu) przygotuj dokładny harmonogram czasowy. Gale z reguły nie są długie, warto zaplanować wydarzenie szczegółowo. Jeżeli nie dasz rady stworzyć konferansjerowi gotowych materiałów do przygotowania się, wyślij mu chociaż linki do atrakcji, strony klienta i obiektu. Spokojnie możesz poprosić o opracowanie tych materiałów przez prowadzącego. Umów się z gospodarzem wydarzenia, żeby zjawił się na miejscu minimum (!) 1 – 1,5 h przed rozpoczęciem. Czas poświęć na krótką odprawę, zapoznanie się z salą przez prowadzącego, test sprzętu i przygotowanie do imprezy. Mile widziana jest także szybka próba, która pozwoli wyeliminować niejasności. Zaznacz obowiązujący strój. Jeżeli to początek współpracy wykonaj kontrolny telefon o poranku w dniu imprezy. Zapytaj, czy wszystko w porządku, o której się widzimy etc. Dobrze przygotowany konferansjer, pozwoli płynnie przejść przez całość gali. Utrzyma odpowiednie tempo, zabawi gości żartem, czy wreszcie wyratuje Twoje dobre imię w sytuacji, jeżeli coś nie pójdzie po Twojej myśli. To Twoja tarcza na scenie, odpowiednio przygotowana stanie się jedną z przepustek do Twoich kolejnych realizacji dla klienta. 😉

Oczywiście można każdy z punktów jeszcze rozwinąć. Celowo nie wspomniałem również choćby o zaproszeniach, menu, ewentualnym alkoholu, wsparciu hostess i wielu innych czynnikach budujących perfekcyjne wydarzenie. Jeżeli chcesz jednak o nich pogadać – to jestem do Twojej dyspozycji. Daj mi tylko znać. Tymczasem miłego weekendu i czekam na nominacje z Twoim nazwiskiem w kategorii „Najlepsza organizacja Gali 2020„.

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

Jeżeli chcesz zobaczyć zdjęcia z innych moich realizacji kliknij tu

Zobacz inne wpisy:

Naruciak w Forum Koszalin

Witajcie,

Już teraz serdecznie zapraszam Was na najbliższą sobotę do Koszalina. W Forum (dawniej Atrium) weźmiemy w konferansjer-skie obroty Naruciak-a. Dodatkowo będziecie mogli pograć w najnowszą Fifę2020, Minecrafta i retrogry. Wszystko oczywiście za free.

Jeżeli macie jakieś pytania, które absolutnie muszę zadać na scenie – to śmiało. Dajcie mi znać! Tymczasem zaproszenie od samego Naruciaka:

Froum Koszalin – FB zaproszenie

Z kim się widzimy?

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

Zobacz inne wpisy:

konferansjer na #hotwheelsmonstertruckslive

Drivers start your engines… 4 wyrazy nierozerwalnie związane ze sportami motorowymi.

W samym środku stycznia, razem ze współpracującym ze mną od wielu lat konferansjerem Przemysławem Kopiejką zrealizowaliśmy imprezę, która była dla nas prawdziwym wyzwaniem. I wiecie, co… Zdaniem wszystkich udała się w 120%. Pozwólcie, że podzielę się z Wami nie tylko kuchnią tego pierwszego i jak dotąd jedynego w naszej części Europy wydarzenia, ale też pokrótce zrelacjonuję to co wydarzyło się w łódzkiej Atlas Arenie.

Pierwszy kontakt.

Listopadowy wieczór. Na adres Kaśki schodzi krótki mail z LiveNation z prośbą o ofertę, opisujący w kilku zdaniach wydarzenie. Super, cieszymy się z każdego klienta, który prosi o wycenę naszych konferansjerskich usług. Międzynarodowa, jedna z największych agencji koncertowych, to dodatkowa nobilitacja. Katarzyna wysyła komplet materiałów dot. prowadzonych przez nas imprez. Wycenę. Czekamy. Mija kilka dni.

Telefon, który zmienił wszystko.

Pewnego pięknego dnia, na początku grudnia – w najgorętszym okresie świątecznego miesiąca otrzymuję telefon. „Panie Szymonie, może Pan spotkać się z reżyserem wydarzenia, w czwartek w nocy w Warszawie?” Okołomikołajkowych eventów do obsługi konferansjerskiej dla całej drużyny mamy tyle, że ledwo starcza czasu na przejazdy między miastami. Niemniej, projekt szalenie interesujący, zew wyzwania. Staniemy na uszach, żeby się zjawić. Ustalamy spotkanie, w Łodzi, odrobinę wcześniej. Mamy kilka godzin na dojazd z Poznania i Katowic, spotkanie i powrót na następne realizacje.

„Reżyser Kina Akcji”

Spotykamy się w trójkę z Panem E. Spotkanie jest krótkie, kurtuazyjne i rzeczowe. Rozmawiamy trochę o nas, trochę o wydarzeniu. Nagrywamy krótki film. Uścisk ręki. Niepewność.

WhatsApp – „komunikator dla naszych rodziców”

Kiedy wprowadzałem na nową odsłonę www możliwość kontaktu również za sprawą WhatsApp, bliska mi osoba stwierdziła, że to komunikator używany przez osoby bliżej pokolenia naszych rodziców, niż nas. A jednak, nie jedną imprezę udało nam się już sprzedać w zasadzie dzięki temu komunikatorowi i szybkości kontaktu. To właśnie tu otrzymałem pierwszy telefon z Dallas w Teksasie.

Let’s go.

Tak, usłyszałem magiczną informację, którą można streścić w jednym zdaniu: „You’re in.” I w ten oto sposób zaczęliśmy pracę dla największego zabawkarskiego brandu na świecie. Hot Wheels – dzień dobry! 😉

Przygotowania.

Trwały prawie dwa miesiące. Kilkadziesiąt godzin tworzyłem polski scenariusz eventu, na podstawie plików audio ze szkoleniem i referencyjnego filmu z show w San Diego. Pracy było mnóstwo, jeszcze więcej nauki i myślenia, żeby to odpowiednio ułożyć sobie w głowie. W sumie to 5 godzin wydarzenia, bez żadnej podkładki. Wszystko z pamięci – musisz wiedzieć, gdzie jesteś, bo przepadniesz z kretesem.

Pierwszy dzień.

Do Łodzi zjechaliśmy z Przemkiem w czwartek, prosto na Atlas Arenę. Tam w pierwszej kolejności spotkaliśmy ekipę LiveNation, a w drugiej kolejności poznaliśmy – „The Voice, the Face of HotWheelsMonsterTruckLive” – Freddiego Schepparda. Amerykańskiego hosta wydarzenia, konferansjera który przyleciał do Warszawy po to, by zadbać o naszą dwójkę. To on prowadził nas, podpowiadał, stanowił ogromne wsparcie.

Ale początkowo, zanim się poznaliśmy spadła na nas pierwsza niespodzianka. Polska ekipa LiveNation nie pokrywała się  z naszą. My współpracowaliśmy z realizacją w 100 % z USA. Hmmm co innego pogadać o pogodzie, co innego współtworzyć ogromne wydarzenie, w którym wiele zależy od niuansów i pełnego zrozumienia komunikatów reżysera.

Niemniej. Omówiliśmy imprezę w szerszym gronie, po odprawie ustaliliśmy, że robimy dodatkową próbę w hotelu. Krótka noc.

Realizacja.

Udało się. Wszystko absolutnie clicknęło. Nie odczuliśmy wzajemnie żadnej bariery językowej. A zdobyte konferansjerskie doświadczenie pozwoliło nam płynnie przejść przez cały program, ku uciesze wszystkich zgromadzonych w Atlas Arenie. Mimo zmęczenia, dawaliśmy z siebie ile fabryka dała, ale każdy wysiłek był dwukrotnie nagradzany przez wspaniałą publiczność.

Trochę kuchni. To świetne uczucie, kiedy przemawiasz do kilku tysięcy fanów na trybunach, w słuchawce wewnątrz ucha słyszysz jak sędziowie kłócą się o rezultat. Jedna półkula mózgu dba o zachowanie sensu wypowiedzi, druga tłumaczy komunikaty, trzecia zapina pasy i zamyka oczy na tym rollercosterze 😉 I tak przez 3 dni. Adrenalina level hard.

Podsumowanie.

Hmmm. Najłatwiej powiedzieć, że zaliczyliśmy kolejną bazę na konferansjer-skim boisku. Serio. Włożyliśmy w tę realizację olbrzymią ilość serca, trochę zdrowia, ale efekt przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania. Publiczność była fenomenalna na każdym z 4 widowisk. O co byśmy nie poprosili, reagowali w lot. Kierowcy na płycie pokazali klasę, emocjonującą rywalizację i dali fanom mnóstwo dobrej zabawy. Nasze konferansjerskie poczynania były szeroko i pozytywnie komentowane nie tylko nad Wisłą, ale także u gruuubych sumów w USA. Sprawdziliśmy się w środowisku trochę innej szkoły eventowej, niż nasza rodzima. Pokazaliśmy, że my Polacy jesteśmy dobrymi specjalistami i potrafimy realizować zadania fenomenalnie.

Ukoronowaniem był ostatni show. Kiedy to nasi dowódcy w połowie pozostawili całość mówiąc, że od teraz to nasze wydarzenie. Ogrom zaufania i kawałek nobilitacji. Pokazaliśmy się! Brawo „Zemek”, Brawo „Szimon”!

Weekend, który na długo pozostanie w mojej pamięci. Dzięki publiczności, dzięki doświadczeniu, dzięki nowym przyjaciołom zza oceanu.

GO BIG! GO HOTWHEELS! #hotwheelsmonstertruckslive.

Dziękuję.

 

Szymon Wujewski – konferansjer

 

 

P.S. Chciałem wstawić galerię zdjęć do wpisu. Niestety po którejś aktualizacji WordPress przestał wyświetlać poprawnie galerię. Zapraszam zatem po zdjęcia na konto instagramowe – Szymon_konferansjer .  Jednak programiści FB są nieco lepsi w zdjęcia 😉

 

Zobacz inne wpisy:

Kongres590

Szanowni Państwo,

Miło nam poinformować, że będziemy obecni na tegorocznej odsłonie największego wydarzenia ekonomicznego w Polsce – Kongresu590.

Zachęcamy do udziału w spotkaniu i koniecznie w naszej dyskusji, którą będziemy moderować.

Dodatkowo moderujemy także strefę Fundacji Instytutu Matki i Dziecka – zadbamy, by uczestnicy kongresu oprócz wymiany merytorycznej aktywizowali się również fizycznie.

Do zobaczenia

https://www.kongres590.pl/prelegenci

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

Zobacz inne wpisy:

Konferansjer na imprezy targowe

Konferansjer na imprezach targowych

Zmierzch imprez targowych był zapowiadany już wielokrotnie. Istotnie obsługując stoiska targowe od blisko 15 lat sam obserwuję zmniejszenie zainteresowania zwiedzających i obniżkę budżetów zarówno na samą budowę stoiska jak i na atrakcje, które mu towarzyszą.

Jak subiektywnie wygląda obsługa stoiska targowego w rzeczywistości?

Coraz więcej odpowiedzialności za funkcjonowanie strefy powierza się konferansjerowi, jednocześnie w pewnym stopniu  ograniczając jego wsparcie w postaci chociażby dobrze przemyślanej, przygotowanej wcześniej aktywności skierowanej do zwiedzających.

Choć wielu z nas konferansjerów potrafi naprawdę dużo mówić i to czasem z sensem, dodatkowo łapiąc fantastyczny kontakt z publicznością to czasem warto mieć jakikolwiek punkt zaczepienia. Dobrze rozpocząć rozmowę czy zaprosić do obecności w strefie  a przez to poznania oferty wystawcy od zaproszenia do konkretnego działania.

Organizatorzy trochę liczą na to, że zapraszając profesjonalnego konferansjera sprawa rozwiąże się sama – to on wymyśli aktywności, przeprowadzi je i zwiększy trafik. Pamiętajmy jednak, że będą to działania doraźne. Znacznie lepiej wizerunkowo plasuje się coś, co także w świadomości zwiedzających zostało dobrze przemyślane i (tu postawie najmocniejszy akcent) doskonale łączy aktywność w strefie z ogólną komunikacją prowadzoną przez firmę.

Moim najlepszym przykładem aktywności na targach był zawsze serwis otomoto.pl. Zarówno agencja produkująca strefę jak i klient mieli wszelkie aktywności dopięte na ostatni guzik. W zależności od akcentów na strefach pojawiały się maszyny do zmiany kół, wymontowane drzwi z fiesty, symulatory rajdowe, czy kilkanaście fordów mustangów. Można wymieniać długo. Prowadzący imprezę konferansjer dodatkowo zapewniał atmosferę, ruch i rozładowywał kolejki – samemu również bawiąc się przednio. Mówimy tu o wydarzeniach pokroju MotorShow w Poznaniu, gdzie w szczycie zwiedzający przemieszczali się jak na pielgrzymce  – rzeką ludzi.

Niestety minęło parę lat. Aktywności strefowe wystawców z każdym rokiem topniały niczym lodowce i obecnie w większości przypadków konferansjer pozostaje jedyną atrakcją na strefie – często nawet niedostatecznie nagłośnioną.

Taka stan rzeczy jest spowodowany przez kilka czynników. Mniejsza liczba zwiedzających, którzy rozkładają się często na konkurujące ze sobą imprezy, rozsiane w tym samym czasie w kilku obiektach targowych. Nie bez znaczenia są również  zarządzający obiektami targowymi, którzy często podnoszą koszty wynajmu przestrzeni, by rekompensować sobie mniejsze wpływy z biletów. Większe koszty obecności, to często mniej środków na atrakcyjne stoisko lub rezygnacja z udziału. A to z kolei przekłada się na zainteresowanie zwiedzających. Tym samym wracamy do punktu wyjścia.

Jak sobie radzą organizatorzy wobec mniejszej liczby zwiedzających i wystawców? Często na targach znajdujemy ogromne strefy food court, sceny z olbrzymią widownią zapełniane ledwie w jednej trzeciej, czy całe hale przeznaczone dla jednego wystawcy, gdzie jedyny żywy element stanowią jego pracownicy.

Przy długich godzinach otwarcia targów często Ci sami pracownicy, wobec zerowego ruchu zamykają strefy na długo przed ostatnim gongiem, pakując się ostentacyjnie. Biorąc pod uwagę szacunek dla zwiedzających, także tych, którzy wpadają lotem koszącym na końcówkę być może nie jest to najszczęśliwszy obrazek. Rozumiem jednak takie podejście. Tutaj wygrywa bilans zysków i strat – pytanie czy jest sens utrzymywać całość zespołu dla jednej czy dwóch osób, które być może jeszcze przyjdą. Sam osobiście jednak staram się namawiać swoich klientów, by wytrzymać do końca, w trosce o wizerunek.

Oczywiście od powyższych reguł istnieją chlubne wyjątki, gdzie ludzi jest tryliard i potrafią stać po parę godzin w kolejce do zdjęcia ze swoim idolem – obyśmy wrócili na te targowe tory w przypadku innych imprez.

Przepis na udaną imprezę targową

Co można zrobić by tak się stało? Globalnie nie zdziałamy wiele, jednak dla konkretnej imprezy z naszym udziałem możemy zdecydować się na kilka podstawowych kroków. Jeżeli dysponujemy budżetem, który nie pomieści wszystkiego, warto skupić się na jak największej estetyce strefy; zapewnić zespół, który będzie odpowiednio dzielił się obsługą stoiska, przy zachowaniu energii i uśmiechu i wreszcie rozważyć współpracę z profesjonalnym konferansjerem. Proponuję jednak wykorzystać doświadczenie prowadzącego znacznie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia targów. Bywając na różnych eventach mamy gotowe i sprawdzone rozwiązania, które nie kosztują milionów monet, jednocześnie dają się łatwo dostosować do obowiązującej komunikacji firmy. Jeżeli zbudujemy program całego wydarzenia, to gwarantuję, że w świadomości obecnych zwiedzających zapiszemy się złotymi zgłoskami i myślę, że z przyjemnością podzielą się oni swoją opinią także w mediach społecznościowych. Zyskamy dodatkowe echo naszej obecności na imprezie – a o to przecież chodzi.

Reasumując – rozmawiajmy, planujmy wspólnie i działajmy wówczas ostatnie osoby będę kończyły zwiedzanie właśnie u nas. W końcu takie w założeniu miały być targi, targi czyli święto spotkania człowieka z człowiekiem.

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

Zobacz inne wpisy:

Fiat Grande500 znalazł właścicielkę…

Witajcie,

Jesteśmy po kolejnej odsłonie finału loterii w galerii Focus Mall w Piotrkowie Trybunalskim, którą ponownie miałem przyjemność konferansjersko prowadzić.

Bardzo lubię tego typu wydarzenia, ponieważ są pewną formą dawania ludziom szczęścia. Czy może być coś bardziej rozpalającego serducho każdego konferansjera, niż łzy radości spływające po policzku osoby, która właśnie pośród kilku tysięcy innych uczestników usłyszała własne imię i nazwisko? Do której pomimo zaskoczenia dociera powoli, że już za chwilę będzie mogła cieszyć się swoją nagrodą. Być może nowe auto pozwoli na podróże i te małe i te trochę większe, a przy tym wywoła „lekką” zazdrość sąsiadów. Może duże zakupy odmienią całkowicie oblicze szafy? Kto wie…

Niemniej dzisiaj nie o tym. Jest jeszcze druga strona tego medalu. Ta, z której każdy doświadczony konferansjer doskonale zdaje sobie sprawę. Mianowicie emocje. Tych na losowaniach nagród nigdy nie brakuje. Co więcej występują nawet w nadmiarze. Oczywiście każdy konferansjer sam nakręca tę karuzelę, w miarę napływu kolejnych uczestników, odmierzając minuty do właściwego losowania. Wyłonienie zwycięzców stanowi punkt kulminacyjny, podczas którego trzeba jednak uważać. Emocje potrafią być piękne, a wydarzenie może na bardzo długo wpisać się pozytywnie w pamięć, świadomość i wspomnienia uczestników. Pamiętajmy jednak, że stąpamy po bardzo „cienkim lodzie”, wszak mamy do czynienia z tłumem. Często to ludzie, którzy choć są skłonni wspólnie poświęcić 30 min swojego życia licząc na wygraną, to jednak spokojnie rzec można, że jest to gremium przypadkowe, łączące wiele osobowości, oczekiwań  i możliwych zachowań.

Oczywiście mnogość badań i ich rezultatów podpowiada nam wiele o zachowaniu tłumu, że przytoczę tu choćby pozycję Gustave Le Bon’a… jednak konkluzja jest jednoznaczna – tłum bywa nieprzewidywalny.

Nagromadzone emocje będą musiały zostać w pewnym momencie rozładowane. Nie jest to zdanie proste, zważywszy, że w grę wchodzą bardzo często nagrody o znacznej wartości.

Niesłychanie ważne jest zatem doświadczenie prowadzącego, którego naczelnym zadaniem jest zapanować nad niezapanowanym. Oczywiście my konferansjerzy mamy swój oręż – humor, charyzmę czy choćby nagłośnienie. Jednak kluczowe jest także perfekcyjne przygotowanie założeń imprezy, ich przeprowadzenie bez najmniejszego uchybienia i przede wszystkim unikanie punktów zapalnych. Większość sytuacji da się przekuć w żart, choć czasem musimy okazać również cień stanowczości.

Ja osobiście lubię być ze swoją publicznością zawsze w 100% szczery. Przy bardzo licznej publiczności staram się zapobiegać części możliwych problemów. Przed rozpoczęciem losowania dokładnie opowiadam zgromadzonym jaki będzie miało przebieg. Proszę o ułatwienie przejścia wyczytanym, wspominam, by w miarę możliwości wykluczyli żarty, przygotowali paragony, które muszą okazać na scenie, omawiam raz jeszcze w kilku słowach zasady regulaminu etc. Każdy z gości dokładnie wie co zaraz nastąpi i dlaczego. Wówczas możemy wszyscy dobrze się bawić i świetnie, emocjonująco spędzić czas.

Oczywiście sposobów tyle ilu prowadzących. Najważniejsze, żeby każda impreza kończyła się właśnie łzami szczęścia, a nigdy przenigdy powodowanymi negatywnymi uczuciami.

I na koniec pamiętajcie proszę – przede wszystkim brawa! Brawa to ze swej definicji powtarzalne, harmoniczne przybijanie sobie piątki za osiągnięcia innych ludzi, jednak to także idealny wentyl i rozładowywacz emocji. Dlatego niech ich nigdy nie brakuje na Waszych eventach 😉

Konferansjer – Szymon Wujewski

Zobacz inne wpisy:

Otwarcie Solaris Center Opole

Otwarcie nowego obiektu handlowego

Co to był za wieczór…

Jeden z tych, które na długo pozostają w pamięci i dobijają plus 10 punktów do konferansjerskiej many. A mowa o największym widowisku multimedialnym, jakie organizowane było kiedykolwiek w Opolu.

Ale po kolei. Jakiś czas temu prowadziłem finał konkursu, który organizowany był w jednej z opolskich galerii handlowych. Wówczas poznałem Piotra. Piotr prowadzi własną działalność w ogromnym świecie marketingu i reklamy.

Minęło trochę czasu, a na moim instagramowym koncie Szymon_Konferansjer pojawiła się wiadomość. Otwieram, a tam uprzejmy dżentelmen przypomina, gdzie i kiedy się poznaliśmy i zaprasza do nowego projektu. Byłem wtedy w pracy w Kołobrzegu – zawsze włączam się ciekawe projekty – jednak w trosce o odpowiednie tempo obiegu informacji poprosiłem Piotra o dogranie szczegółów z Katarzyną.

Temat zapowiadał się niepozornie. Mały evencik z okazji otwarcia nowej części glaerii. Piotr należy do skromnych. Sprawa dotyczyła jednak ogromnej imprezy z okazji otwarcia galerii handlowej Solaris Center w samym centrum Opola. Projekt zakładał nie tylko przebudowę samej galerii ale także rewitalizację przestrzeni publicznej.

Konferansjerskie zadanie: poprowadzenie części oficjalnej dla gości VIP oraz zostanie gospodarzem sceny głównej.

Czasu na przygotowanie nie było dużo. Zjawiłem się w hotelu nieopodal miejsca imprezy z odpowiednim zapasem czasu, przebrałem w garnitur i pognałem na spotkanie z klientem. Po krótkiej odprawie, wręczeniu mi scenariusza pozostała trochę ponad godzina na ułożenie sobie w głowie całości. Wyzwanie. Ale od profesjonalistów można i należy wymagać.

Zjawiłem się w namiocie VIP, do rozpoczęcia zostało kilkanaście minut, powoli dołączali do nas oficjele. Atmosfera zaczęła się nakręcać. A ja poczułem się w żywiole. Byliśmy już po próbach sprzętu, więc pozostało wskoczyć na scenę i popłynąć. Między częścią oficjalną a główną ceną miałem 5 minut zapasu.

Przedrzeć się przez kilkutysięczny tłum opolan nie było łatwo. Szczęśliwie kilku barczystych panów z ochrony, na widok których nieco wzrasta respekt pomogło mi przedostać się na scenę. Nikt nie ucierpiał 😉

Na backstage’u- z miejsca dostałem „ucho” czyli małą słuchawkę by być w kontakcie w reżyserem wydarzenia. Pozytywne emocje zawsze towarzyszą mi w pracy, może dlatego, że osobiście angażuję się w każdy projekt. Gdy wydarzenie dodatkowo jest spektakularne, radości jest jeszcze więcej.  Tego wieczoru jej erupcja nastąpiła w momencie, w którym w słuchaweczce usłyszałem, „Szymon, wchodzisz po jinglu za 5..4…3…2…1… Lecisz”

Generalnie komfort pracy scenicznej wzrasta niewspółmiernie, kiedy masz wsparcie w dobrze zorganizowanym zespole. Reżyser, który czuwa nad całością i spina każdy element wydarzenia daje konferansjerowi pewność, że to co zapowiada, znajdzie odzwierciedlenie w multimediach, obecności gości na scenie czy grze świateł. Wówczas praca staje się bajką. którą można dzielić się z publicznością.

Tej nocy długo zbierałem się z placu, po zakończeniu imprezy. Mimo, że do hotelu był rzut kamieniem, dotarłem do niego późno w nocy.

Jak wszyła całość, również w  moim wykonaniu? Hmmm, sądząc po ilości podziękowań, uśmiechów i konkretnych propozycji dalszej współpracy chyba nie było źle.

Szczegóły samego wydarzenia znajdziecie, chociażby tutaj:

Wielkie otwarcie

A ja życzę sobie jak najwięcej takich wyzwań i nie ukrywam, że całość pozytywnej energii, która nagromadziła się we mnie w ten wieczór zasnąć nie pozwoliła.

Opole, Solaris, NEPI Rockcastle i Agencja Makata – bardzo, bardzo dziękuję. Do zobaczenia.

 

Konferansjer – Szymon Wujewski

Zobacz inne wpisy:

Prowadzenie konferencji Dzień dobry Biznes

Konferansjer lubi wyzwania!

Witajcie, chciałbym podzielić się z Wami naszym dużym sukcesem. Za każdym razem kiedy kończymy tak duży projekt, odczuwam satysfakcję z dobrze wykonanej pracy. W kilku zdaniach przybliżę Wam poniżej szczegóły całego przedsięwzięcia.

Co to jest konferencja Dzień Dobry Biznes?

W zeszłym tygodniu zakończyliśmy ogromny cykl konferencji biznesowych organizowany przez największy polski bank. Jako konferansjer podczas kilku edycji miałem okazję 80 razy powiedzieć Dzień Dobry Biznes otwierając konferencje w całej Polsce.

W ramach szkoleń motywacyjno-edukacyjnych przedsiębiorcy mogli poznać tak cenne w biznesie know-how. Zapoznać się z najnowszymi trendami nie tylko w dziedzinie marketingu, PR-u, procesów i funkcjonowania firmy, ale także w skomplikowanych meandrach prawnych.

Wszyscy prelegenci byli praktykami biznesu.  Rozwiązania o których opowiadali przetestowali w ramach własnej działalności. Co również przekładało się na wartość przekazywanej wiedzy. Nie ukrywam, że osobiście wyniosłem bardzo wiele z każdego szkolenia. Nie mam tu na myśli długopisów, czy rzutnika 😉 tylko sporą dawkę wiedzy, praktyki i fajne znajomości, które już owocują.

Co robi konferansjer na konferencji?

Do moich głównych zadań oprócz oczywiście sprawnego poprowadzenia całości spotkania należało również stworzenie scenariusza w oparciu o agendę dla każdej edycji, przygotowanie bio prelegentów na podstawie materiałów i trzymanie ręki na czasowym pulsie.

Konferansjer z tym ostatnim z reguły nie miewa łatwo, ale dobre relacje, które nawiązałem z prelegentami pozwoliły z uśmiechem kontrolować długość ich wystąpień, a także ich kolejność.

Jednak nadrzędny efekt, który chciałem osiągnąć to przede wszystkim o odpowiednia atmosfera. Z jednej strony biznesowa, jednak z odrobiną przymrożenia oka i nutą niezobowiązania. Tak, by zwyczajnie na szkolenia chciało się przychodzić, a ich uczestnicy nawiązywali również relację między sobą. Chciałem uniknąć sztywnej formuły konferencyjnej – może między innymi dlatego frekwencja zwiększała się z każdym spotkaniem.

Będę z nutą nostalgii wspominał ten czas i ten projekt. Dziękuję serdecznie agencji Ixodes za zaufanie, przedstawicielom banku za pozostawienie dużej dozy swobody w działaniach, prelegentom za uśmiech, pomoc i współpracę a także każdemu uczestnikowi za inwestycję czasu i uwagi, które są obecnie jednymi z cenniejszych wartości u każdego.

Statystyki dotyczące mojego udziału w konferencji Dzień Dobry Biznes

Poprowadziłem 80 spotkań.

Roadshow odwiedził 60 miejscowości.

Zgromadziliśmy ponad parę tysięcy uczestników.

Pokonaliśmy 100tys. km po polskich drogach. Więc czasu w aucie nie jestem w stanie zliczyć 😉

Bez wątpienia było warto.

Do zobaczenia na kolejnych, tak spektakularnych projektach.

 

Konferansjer – Szymon Wujewski

 

Zobacz inne wpisy: