Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Witajcie,

Dziś odpowiem na pytanie:

Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Jestem świeżo po wręczaniu statuetek dla najlepszych partnerów biznesowych firmy Dobroplast – producenta okien i drzwi o zasięgu międzynarodowym.

Na tej fali postanowiłem w ramach krótkiego podsumowania, zastanowić się nad elementami perfekcyjnie przygotowanej gali. Wybieram moim zdaniem najważniejsze, żeby nie przeładować tego postu treścią. Ostatnio modne politycznie są wszelkie 5, poznajcie więc

„piątkę Wujewskiego w kategorii Gala Idealna.”


Klient.

No tak, dobrze jest mieć klienta któremu organizujemy galę 🙂 Nie dość, że sfinansuje całe przedsięwzięcie, wskaże laureatów to jeszcze zapewni gości. W przypadku wczorajszej gali – Dobroplast nie tylko po raz szósty spotkał się w gronie swoich partnerów biznesowych, ale także świętował 20-lecie istnienia na rynku. Idealny motyw przewodni dla całości spotkania. Punkt zaliczony!

Miejsce.

Jak już udało nam się znaleźć sponsora i przekonać do wyboru i zaufania w nasze siły to czas skupić się na lokalizacji . Miejsce imprezy nie może być przypadkowe. W trudnej erze organizacji eventów, gdy każdy z gości „widział i przeżył już wszystko” otoczenie gali musi być dobrze przemyślane. Głównie wybieramy pomiędzy przestrzeniami artystyczno-teatralnymi, industrialnymi, ośrodkami konferencyjnymi i hotelami. Oczywiście ilu event managerów tyle pomysłów, ale skupiam się na głównych kierunkach. Bardzo wygodnym obszarem do organizacji pozostaje hotel. Tutaj odchodzi nam z reguły zewnętrzny catering (szef kuchni powinien zaproponować dobre menu), w łatwy sposób możemy na miejscu przenocować gości spoza miejscowości, w której odbywa się gala, a obiekt posiada niezbędne zaplecze techniczne. Do dyspozycji mamy z reguły obszerną salę bankietowo konferencyjną i managera obiektu, który służy pomocą. Tu jednak uwaga – manager zazwyczaj ma dużo na głowie, jego wsparcie nie może wykluczać naszego działania. Sprawdzajmy wszystko po dwa razy 😉 A druga sugestia wujka dobrej rady – nie bazujmy na nagłośnieniu hotelowym. Serio. Pracuję jako konferansjer od kilkunastu lat. Pracowałem w wielu hotelach o różnej klasie. Uwierzcie mi na słowo – chcecie mieć dobrze nagłośnioną imprezę – poproście o to profesjonalistów. Koszt będzie odrobinę większy, ale efekt pozostanie bez porównania. Sorry hotele, w tym obszarze 0:1 dla realizatorów dźwięku. 😉

Wczorajsza gala odbywała się w Apart Hotelu w Uniejowie. Hotel o wysokim standardzie, wygodny dla gości. Osadzony w miejscowości ze źródłami termalnymi. Uczestnicy mogli przybyć wcześniej, zrelaksować się w termach i z uśmiechem przybyć na wieczorną galę. Dodatkowo obiekt mniej więcej w środku Polski. Lokalizacja na '+'.

Atrakcje na gali.

Oklaski wg. definicji to powtarzalne przybijanie sobie piątki za osiągnięcia innych ludzi, ponieważ każdy lubi być doceniany. Jednak nawet  emocje powodowane wręczaniem statuetek muszą być podsycone przerywnikami. Najbardziej ekwilibrystyczne kategorie nie wystarczą. Postaw się na miejscu gości. Siedzisz przez dłuższy czas i obserwujesz podobny schemat – kategoria, nominowani, zwycięzcy. Pół biedy jak słyszysz swoje nazwisko. Jeżeli akurat nie zagościłeś w gronie laureatów to sprawa się komplikuje. Przybyłeś ponieważ chcesz się dobrze bawić, jednak po 4 kategorii wyruszasz na wycieczkę po manu własnego telefonu pod płaszczykiem zajęcia się ważnym mailem lub zagłębiasz się w dyskurs z sąsiadem. Tak czy inaczej tracisz kontakt ze sceną. Dobry event manager nie dopuści do takiego momentu. Całość musi być na tyle dynamiczna, żeby każdy z widzów poświęcił większość swojej uwagi na to co dzieje się na scenie. Pamiętajcie o atrakcjach, będących przerywnikami.

Z reguły do wyboru mamy show multimedialne lub artystyczne. Nie może trwać za długo, bo to tylko przerywnik. Nie straćmy z oczu głównego powodu spotkania. Podwykonawców jest sporo. Jeżeli brakuje Wam pomysłów – są np. grupy dla organizatorów na facebooku, które zasilają również artyści. Wystarczy wrzucić odpowiedni post, a odzew będzie niebotyczny.

Przykład z wczoraj.  Wybór organizatorów padł na artystów z grupy Galitsyna Show, którzy stworzyli dwa obrazy nawiązujące do jubileuszu. Dodatkowo macie jeszcze pamiątkę, która może zawisnąć w siedzibie klienta 😉

Team realizacyjny.

Pamiętaj, organizacja imprezy to z reguły niemałe wyzwanie. Stawianie mu czoła samodzielnie jest dość trudne. Obok wsparcia ze strony obiektu, potrzebujesz też swój zespół. Ja miałem wczoraj ze sobą doświadczonych ludzi z warszawskiej agencji STOPRO, z którymi przeprowadzamy kilkadziesiąt wydarzeń rocznie. Dodatkowo cały sztab techników dźwięku, światła, wsparcia technicznego. Sam team realizacyjny po stronie agencji liczył niespełna 10 osób. Oczywiście całość musi być dopasowana do skali wydarzenia. Jednak warto dzielić się obowiązkami. Jeżeli weźmiemy na siebie za dużo to ryzyko niedopatrzenia jakiegoś szczegółu wzrasta. Nie zawsze będziemy mieli okazje, żeby naprawić ewentualne błędy i niedociągnięcia. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.

Konferansjer.

No właśnie. Zostawiłem sobie najlepsze dla siebie na koniec. Wybór osoby, która poprowadzi wydarzenie należy do grupy kluczowych. Jeżeli z jakichś powodów, nie będę mógł poprowadzić Twojego wydarzenia, to i tak głowa do góry. Jeżeli zapamiętasz kilka moich konferansjerskich podpowiedzi to będzie dobrze. Przede wszystkim nie czekaj z wyborem prowadzącego do ostatniej chwili. Większość profesjonalnych konferansjerów miewa zaplanowane terminy imprez na kilka ładnych tygodni w przód. Czasem jeszcze dalej. Dobrze jest zdecydować się na kogoś z doświadczeniem, bo to odejmie Tobie sporo stresu na samej imprezie. Dla prowadzącego (ale też reszty zespołu) przygotuj dokładny harmonogram czasowy. Gale z reguły nie są długie, warto zaplanować wydarzenie szczegółowo. Jeżeli nie dasz rady stworzyć konferansjerowi gotowych materiałów do przygotowania się, wyślij mu chociaż linki do atrakcji, strony klienta i obiektu. Spokojnie możesz poprosić o opracowanie tych materiałów przez prowadzącego. Umów się z gospodarzem wydarzenia, żeby zjawił się na miejscu minimum (!) 1 – 1,5 h przed rozpoczęciem. Czas poświęć na krótką odprawę, zapoznanie się z salą przez prowadzącego, test sprzętu i przygotowanie do imprezy. Mile widziana jest także szybka próba, która pozwoli wyeliminować niejasności. Zaznacz obowiązujący strój. Jeżeli to początek współpracy wykonaj kontrolny telefon o poranku w dniu imprezy. Zapytaj, czy wszystko w porządku, o której się widzimy etc. Dobrze przygotowany konferansjer, pozwoli płynnie przejść przez całość gali. Utrzyma odpowiednie tempo, zabawi gości żartem, czy wreszcie wyratuje Twoje dobre imię w sytuacji, jeżeli coś nie pójdzie po Twojej myśli. To Twoja tarcza na scenie, odpowiednio przygotowana stanie się jedną z przepustek do Twoich kolejnych realizacji dla klienta. 😉

Oczywiście można każdy z punktów jeszcze rozwinąć. Celowo nie wspomniałem również choćby o zaproszeniach, menu, ewentualnym alkoholu, wsparciu hostess i wielu innych czynnikach budujących perfekcyjne wydarzenie. Jeżeli chcesz jednak o nich pogadać – to jestem do Twojej dyspozycji. Daj mi tylko znać. Tymczasem miłego weekendu i czekam na nominacje z Twoim nazwiskiem w kategorii „Najlepsza organizacja Gali 2020„.

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

Jeżeli chcesz zobaczyć zdjęcia z innych moich realizacji kliknij tu

Zobacz inne wpisy:

Naruciak w Forum Koszalin

Witajcie,

Już teraz serdecznie zapraszam Was na najbliższą sobotę do Koszalina. W Forum (dawniej Atrium) weźmiemy w konferansjer-skie obroty Naruciak-a. Dodatkowo będziecie mogli pograć w najnowszą Fifę2020, Minecrafta i retrogry. Wszystko oczywiście za free.

Jeżeli macie jakieś pytania, które absolutnie muszę zadać na scenie – to śmiało. Dajcie mi znać! Tymczasem zaproszenie od samego Naruciaka:

Froum Koszalin – FB zaproszenie

Z kim się widzimy?

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

Zobacz inne wpisy:

Zadumany konferansjer zimą

Cześć, dzień dobry, witaj!

Mało urodziwą jesień mamy tej zimy. Ale jak to jesienią nachodzą człowieka różne przemyślenia. Jedne należą do tych bardziej egzystencjalnych, pokroju: Czy osłodzić herbatę miodem, czy pozostawić jednak niesłodzoną? Inne są bardziej przyziemne, związane z funkcjonowaniem Enjoy’a, czy ostatnimi działaniami konferansjerskimi.

Wśród całego natłoku podobnych myśli i dylematów, zadumałem się nad fenomenem naszych czasów – kanałami społecznościowymi i ogromnym przemysłem rozrywki, który za nimi stoi.

Coraz częściej na eventach, które mam przyjemność obsługiwać konferansjer-sko zapraszani są nie tylko celebryci znani ze szklanego (ciekłokrystalicznego) ekranu ale też Ci, którzy swoją karierę robią w sieci.

Świeżym przykładem jest ostatnie wydarzenie w Galerii Ogrody w Elblągu. Rozpoczynające się ferie w województwie warmińsko-mazurskim, miały być inaugurowane właśnie tym eventem.

O fantastyczną zabudowę, w której można było pyknąć w Minecrafta czy Fifkę zadbało niezawodne 3D Studio – organizator imprezy. W związku z tematyką i założeniem, na imprezie przeważali ludzie młodzi. Do nich też skierowana była główna atrakcja – wizyta czołowego youtubera w Polsce – Naruciaka. Ale o samym youtuberze za chwilę, bo to liryczno-jesienno-zimowy wpis. Musi więc przeważać moja kontemplacja 🙂

Szczerze? Jeżeli miałbym ocenić konferansjerską lekkość prowadzenia imprezy, odbiór i dynamiki eventów z internetowymi celebrytami to wyszłoby pewnie pół na pół. Czasem idzie świetnie – jak w przypadku Dawida z DandyCore, który później dołączył nawet do naszego zespołu prowadzących, Red Lipstic Monster czy ostatniej imprezy promocyjnej Deynn i Majewskiego… Zdarzają się jednak i takie eventy, podczas których prowadzący musi się trochę „napocić”, żeby ze sceny popłynął jakiś przekaz… jakikolwiek. Jak to w życiu bywa.

Pozwólcie, że pominę nazwiska, ksywki, znaki rozpoznawcze gości tych mniej porywających imprez. Poprzestańmy jedynie na tym, że ciężko było je wyprowadzić na taki poziom na jakim powinny być. Przynajmniej jeśli chodzi o prezentację twórcy internetowego na scenie, który albo nie mówił nic, albo odpowiadał monosylabami. Lubię zawsze mieć plan b i być przygotowanym na ewentualną konieczność wyciągnięcia imprezy, na której siada atmosfera. Jednak zawsze kiedy jestem briefowany przez klienta i wiem, że chodzi o osobistość internetową podchodzę do imprezy z dużą rezerwą.

Nie inaczej było w przypadku rzeczonego Elbląga.

Naruciak, ale dla mnie przede wszystkim Adam, to młody człowiek, który zdążył jednak zgromadzić już niespełna 3 miliony subskrypcji na YouTube’ie. Jego filmy wyświetlono już ponad pół miliarda razy! Nie mi oceniać tematykę, jednak z liczbami nie można dyskutować. Jest w szczycie popularności, a może być tylko lepiej. W takim momencie nie trudno o „sodowej wody pełny zlew” cytując Dawida Podsiadło…

I tu wielkie zaskoczenie. Spotkałem niezwykle sensownego dżentelmana, który nie dość, że ma poukładane w głowie, jest sympatyczny, w pewnej mierze bardzo skromny, to jeszcze ma niezwykle zdrowe podejście do wykonywanej przez siebie pracy. No właśnie pracy. To było dla mnie drugie zaskoczenie – facet, który otwarcie mówi, że to jego praca, że czasem bierze urlop, że pracuje 8 h czasem więcej i że na początku było ciężko wyjaśnić rodzicom, dlaczego nie będzie lekarzem czy prawnikiem. Udowodnienie im na podstawie liczb, że z YT da się wyżyć.  Adam sam stwierdził: cytuję „pokazałem im liczby i się uspokoili”. Szczery chłopak. 🙂

Postrzeganie zajęcia życiowego jako pracy mamy wspólne. Ja też zawsze podkreślam, że konferansjerka to przede wszystkim ciężka praca, trochę talentu i dość oklepana przez wszystkich „pasja”. Jak lubisz coś robić, to jest dobra podstawa i motywacja, ale do samorozwoju i budowy czegoś większego. Opieranie działania tylko na pasji i haśle: „kocham to co robię i jakoś to będzie, bo jestem świetny” w moich ramach się nie mieści. Zawsze trzeba pracować nad warsztatem, rozwijać się i traktować wszystko co robimy na serio. Wtedy pojawia się satysfakcja z obiektywnie dobrze wykonanej pracy. A pasja przeradza się w profesjonalizm. Pomaga wsiąść w samochód, być w pracy przez kilkanaście godzin, ale nigdy nie zastąpi odpowiedniego przygotowania. Do takiego postrzegania naszych działań zachęcam każdego ze współpracujących z nami konferansjer-ów i konferansjer-ek.

Ale wracając do youtuberów i uspokojenia rodziców Naruciaka. Zarobki w tej branży to druga kwestia przed którą chylę czoła. Wszelkiego rodzaju influencerzy, którzy całkiem nieźle radzą sobie finansowo nie tylko wyczuli i zrozumieli czasy, w których żyją, ale są zwyczajnie lepsi od konkurencji budując orgomne zasięgi w ramach swoich obszarów tematycznych. A to przekłada się na kontrakty i przychody. Myślę, że niektórzy z nich mogliby spokojnie pouczyć biznesu innych przedsiębiorców, działających o wiele dłużej na rynku. Jednak chciałbym postrzegać siebie jako dżentelmana, a jak wiadomo Ci przesadnie nie rozmawiają o pieniądzach, więc ze szczerego serca powiem: Brawo dla twórców internetowych.

A Naruciak? Podkreślę raz jeszcze, bardzo mile mnie zaskoczył – cieszę się, że będziemy mieli okazje popracować ponownie już 22 lutego w Atrium Koszalin. (Link do wydarzenia) bo mam nadzieję, że tak jak w Elblągu zjawi się u nas mnóstwo gości i będziemy mogli pogadać z nimi na wszelkie tematy! 🙂

Jaki płynie wniosek z tego całego wodospadu słów, które nastukałem na klawiaturze? Jeżeli udało się Tobie dotrzeć do tego punktu to uspokajam – to już ostatni akapit, podsumowujący 😉

Nigdy nie czułem przesadnej potrzeby aktywnej obecności w kanałach społecznościowych. Zwłaszcza tej prywatnej. Do tej pory miałem w zasadzie wyrobiony pogląd na temat. Jednak spotkania z sensownymi przedstawicielami tego świata, ich fanami odczarowują mi wirtualną rzeczywistość. Jakiś czas temu postanowiłem popracować nad swoim konferansjerskim kontem na Instagramie (dla zapominalskich: Szymon_konferansjer). Być może w tym roku uda mi się odgruzować również profil konferansjer Szymon Wujewski na Facebooku. Od kilku lat mam założone również konto na LinkedIn’ie na którym widnieje jeden jedyny wpis. 🙂  Nadal nie zobaczycie co mam w lodówce, ale mam silne postanowienie, żeby trochę lepiej ukazywać Wam barwny świat eventów, którego jestem częścią od tak wielu lat. Zdaje sobie sprawę, że nigdy nie osiągnę lekkości społecznościowych tuz, bo  moją domeną jest prowadzenie imprez i konferansjerka, jednak warto próbować.  Jeżeli macie jakieś sugestie, podpowiedzi, rady  czy nawet głosy krytyki dotyczące moich sociali to chłonę jak gąbka. 😉

Dajcie znać w komentarzu albo bezpośrednio w moich kanałach:

Insta

FB

LinkedIn

Jeżeli wolicie kontakt w „starym stylu” możecie napisać tu

Do zobaczenia!

Szymon Wujewski – Konferansjer

Zobacz inne wpisy: