Konferansjer na konferencję o zamówieniach publicznych – jak nadrobić 30 minut opóźnienia bez utraty merytoryki.
XXIX Zjazd Specjalistów i Ekspertów ds. Zamówień Publicznych w Novotel Centrum Warszawa. 170 uczestników. Panel pod honorowym patronatem Urzędu Zamówień Publicznych. Gość honorowy – Przemysław Grosfeld, wiceprezes UZP. Agenda od 9:00 do 17:00…
…I 30 minut opóźnienia.
To była jedna z tych sytuacji, w których konferansjer musi działać szybko, spokojnie i bez paniki. Bo gdy na sali siedzi wiceprezes UZP, najlepsi eksperci w Polsce i 170 specjalistów – nie możesz sobie pozwolić na rozjechanie się z harmonogramem.
Udało się. Zakończyliśmy dokładnie o 17:00. Bez utraty merytoryki.
Zamówienia publiczne to najwyższa liga merytoryczna
Prowadziłem ten Zjazd już po raz czwarty. To wydarzenie, które wraca do mnie co roku. Dlaczego? Bo organizatorzy wiedzą, że mogą mi powierzyć konferencję na najwyższym poziomie merytorycznym.
Zamówienia publiczne to nie jest temat dla każdego.
Pakiety deregulacyjne, procedury przed KIO, zmiany przepisów, rejestr umów, AI w zamówieniach. To wszystko brzmi jak obcy język dla kogoś spoza branży.
Konferansjer musi szybko wejść w tematykę. Nie po to, żeby zostać ekspertem. Ale po to, żeby rozumieć kontekst, zapowiadać prelegentów precyzyjnie i nie wyglądać jak ktoś, kto nie wie, o czym mówi.
Publiczność składa się z praktyków zamówień publicznych, specjalistów, prawników, przedstawicieli instytucji. To ludzie, którzy przychodzą po konkretną wiedzę. Oczekują profesjonalizmu na każdym kroku.
Dlatego wieloletnia współpraca ma znaczenie. Po czwartej edycji wiem już, czego oczekują organizatorzy. Znam poziom merytoryczny. Rozumiem, jak poruszać się w środowisku zamówień publicznych.
30 minut opóźnienia – gdy goście honorowi się spóźniają
Już przy pierwszej przerwie zdałem sobie sprawę, że mamy problem. Wiedziałem, że jeśli nie zadziałam, to opóźnienie tylko się zwiększy. Rażące opóźnienie agendy, to zawsze dla mnie oznaka braku profesjonalizmu i niewywiązania się z „mentalnej umowy” zawartej z uczestnikami.
Skąd się wzięło opóźnienie?
Oczekiwaliśmy na wszystkich gości honorowych. Nie mogliśmy rozpocząć oficjalnego otwarcia bez kluczowych osób na sali. To zrozumiałe – wiceprezes UZP, przedstawiciele Ministerstwa, najważniejsi eksperci. Gdy tacy ludzie są w drodze, czekasz.
Dodatkowo prelekcja otwarcia przedłużyła się. Goście mieli więcej do powiedzenia. To naturalne – to moment, w którym nadaje się ton całemu Zjazdowi.
Efekt? 30 minut opóźnienia.
I tu pojawia się kluczowa rola konferansjera. Musisz zawsze czuwać nad czasem i przebiegiem. Nie możesz pozwolić, żeby opóźnienie na początku rozlało się na cały dzień. Bo wtedy konferencja kończy się o 17:30 zamiast o 17:00. A to oznacza złamaną umowę z uczestnikami.
Dlatego musiałem działać.
Konferansjer to strażnik czasu i przebiegu
Wielu myśli, że rola konferansjera kończy się na zapowiadaniu kolejnych punktów programu. To nieprawda.
Konferansjer musi cały czas czuwać nad czasem i przebiegiem wydarzenia. Monitorować, czy nie rozjeżdżamy się z harmonogramem. Reagować, gdy pojawia się opóźnienie. Tworzyć plan B, zanim będzie za późno.
W przypadku Zjazdu Zamówień Publicznych opóźnienie pojawiło się na samym początku. Oczekiwanie na gości honorowych plus przedłużona prelekcja otwarcia dały nam 30 minut zadyszki.
Gdybym tego nie wychwycił i nie zareagował – każdy kolejny punkt programu byłby opóźniony. Panel o 12:20? Zaczynamy o 12:50. Lunch o 13:40? Będzie o 14:10. Zakończenie o 17:00? Nie ma szans.
Dlatego konferansjer musi działać prewencyjnie, a nie reaktywnie.
Usiadłem z ekspertami i wdrożyliśmy plan B.
Poprosiłem każdego z nich, żeby oddał mi 3 minuty ze swoich 30-minutowych wystąpień. Nie tracąc absolutnie merytoryki. Tylko skracając formy, eliminując powtórzenia, skupiając się na kluczowych przekazach.
Eksperci się zgodzili. To było możliwe tylko dlatego, że mieli zaufanie do mnie i rozumieli wagę sytuacji.
Dodatkowo publiczność współpracowała ze mną podczas przerw.
Zamiast długich chwil oczekiwania, uczestnicy wracali na salę sprawnie. Nie musiałem ich ściągać z kuluarów. Rozumieli, że pracujemy nad tym, żeby zamknąć się w czasie.
Efekt? Zakończyliśmy dokładnie o 17:00. Bez utraty merytoryki. Za to z poczuciem spełnienia. I najważniejsze – bez stresu dla organizatora.
Anita Elżanowska, była wiceprezes UZP, moderowała panel
Jednym z kluczowych punktów programu był panel dyskusyjny moderowany przez Anitę Elżanowską – adwokatkę, właścicielkę Kancelarii DPZP, byłą dyrektor Departamentu Kontroli i wiceprezes UZP.
Panel składał się z siedmiu ekspertów: Grzegorz Czaban, Łukasz Czaban, Iwona Holka, Damian Michalak, Wioleta Bajda, Ewaryst Kowalczyk oraz Dawid Feliszek (naczelnik wydziału w Ministerstwie Rozwoju i Technologii).
Temat? „Bilans roku 2025 i mapa wyzwań deregulacyjnych w Prawie zamówień publicznych na 2026 r. Oczekiwania rynku a realne zmiany w prawie”.
To był panel na najwyższym poziomie.
Anita Elżanowska prowadziła dyskusję z precyzją i wyczuciem. Eksperci dzielili się wiedzą, analizowali zmiany w prawie, dyskutowali o wyzwaniach. Publiczność zadawała pytania.
Moja rola? Wprowadzić panel z odpowiednią powagą. Zapowiedzieć moderatorkę i panelistów precyzyjnie. A potem – upewnić się, że panel nie przekroczy czasu.
To wymagało współpracy z Anitą. Kilka sygnałów, dyskretne przypomnienia o czasie. Bez nachalności, ale z pełną świadomością, że harmonogram jest ważny. Współpraca dyskretna, a równocześnie bardzo skuteczna.
Przemysław Grosfeld, wiceprezes UZP – gość honorowy Zjazdu
Jednym z najważniejszych momentów konferencji było wystąpienie Przemysława Grosfelda – wiceprezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
To był moment, w którym konferansjer musi zachować odpowiednią powagę i protokół. Przedstawienie gościa honorowego wymaga precyzji, szacunku i odpowiedniego tonu.
Dlaczego to było ważne?
Przemysław Grosfeld to jedna z najważniejszych osób w środowisku zamówień publicznych w Polsce. Jego obecność podnosi rangę wydarzenia. Uczestnicy przychodzą na Zjazd między innymi po to, żeby usłyszeć, co ma do powiedzenia wiceprezes UZP.
Dlatego zapowiedź musiała być dopracowana. Nie za długa (żeby nie przesłaniać wystąpienia), ale nie za krótka (żeby oddać szacunek dla osoby i funkcji).
To jeden z tych momentów, w których wieloletnia współpraca z organizatorem ma znaczenie. Wiem już, jak prowadzić takie zapowiedzi. Rozumiem protokół. Poruszam się w środowisku instytucjonalnym z pełnym profesjonalizmem.
Weronika Kułaga – skrzypaczka jako finał Zjazdu
Konferencja zakończyła się nietypowo. Zamiast standardowego podsumowania, organizatorzy przygotowali atrakcję – występ Weroniki Kułagi, skrzypaczki.
To było świetne zamknięcie.
Po całym dniu pełnym merytoryki, paneli, dyskusji i analiz prawnych – uczestnicy dostali moment oddechu. Muzyka. Piękno. Chwila, w której można zatrzymać się i po prostu posłuchać.
Moja rola? Zapowiedzieć występ w sposób, który przygotuje publiczność na zmianę konwencji. Bo to nie był kolejny panel. To był moment artystyczny, który zamykał Zjazd z klasą.
Dla organizatora to gwarancja, że konferencja nie zakończy się „suchym” podsumowaniem, ale zostawi uczestników z pozytywnym doświadczeniem.
Warszawa, Novotel Centrum, 170 uczestników – czwarta edycja współpracy
XXIX Zjazd Specjalistów i Ekspertów ds. Zamówień Publicznych w Warszawie to wydarzenie, które wraca do mnie co roku. To już czwarta edycja, którą prowadziłem.
Dlaczego organizatorzy wracają?
Przede wszystkim dlatego, że wiedzą, że mogą mi powierzyć konferencję na najwyższym poziomie merytorycznym. Rozumiem specyfikę branży. Poruszam się w środowisku ekspertów z pełnym profesjonalizmem.
Ponadto wiedzą, że potrafię reagować w sytuacjach kryzysowych. Gdy pojawia się 30 minut opóźnienia – nie panikuję. Tworzę plan B, współpracuję z ekspertami i nadrabiam czas bez utraty merytoryki.
Wreszcie wiedzą, że mogą się skupić na organizacji, a scenę pozostawić w moich rękach. To spokój, którego potrzebuje każdy Event Manager.
Opinie uczestników mówią same za siebie:
„Już kolejny raz uczestniczę w tego rodzaju Zjeździe. Mimo natłoku obowiązków postanowiłem uczestniczyć, gdyż bardzo odpowiada mi formuła prowadzenia wykładów – dyskusje pomiędzy osobą z dużą wiedzą merytoryczną.” – Dawid Karbowniczek, Służba Ochrony Państwa
„Wydarzenie na bardzo wysokim poziomie. Najlepsi specjaliści i eksperci z zakresu zamówień publicznych. Żywa dyskusja z słuchaczami. Warto było wziąć udział w tym wydarzeniu.” – Justyna Górka, UG Ksawerów
Podsumujmy: konferansjer musi czuwać nad czasem i przebiegiem
XXIX Zjazd Specjalistów i Ekspertów ds. Zamówień Publicznych w Warszawie pokazał, jak ważna jest rola konferansjera w konferencjach o wysokim poziomie merytorycznym.
Opóżnienie na starcie przez oczekiwanie na gości honorowych i przedłużoną prelekcję otwarcia. 30 minut zadyszki. Plan B wdrożony w ekspresowym tempie. Zakończenie dokładnie o czasie.
Wszystko musiało zagrać perfekcyjnie. I zagrało.
Konferansjer to nie tylko osoba, która zapowiada punkty programu. To strażnik czasu i przebiegu. Musi monitorować harmonogram, reagować na opóźnienia i działać prewencyjnie, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.
Doświadczenie ma kluczowe znaczenie. Znajomość branży również. Umiejętność zarządzania czasem – bez paniki i bez stresu – jest fundamentem sukcesu.
Szukasz konferansjera na konferencję branżową o wysokim poziomie merytorycznym?
Jeśli planujesz konferencję dla specjalistów, ekspertów, prawników, przedstawicieli instytucji – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
Pomożemy Ci stworzyć konferencję, która będzie profesjonalna, merytoryczna i prowadzona przez kogoś, kto rozumie specyfikę Twojej branży.
