Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Witajcie,

Dziś odpowiem na pytanie:

Jak zorganizować perfekcyjną galę wręczenia nagród?

Jestem świeżo po wręczaniu statuetek dla najlepszych partnerów biznesowych firmy Dobroplast – producenta okien i drzwi o zasięgu międzynarodowym.

Na tej fali postanowiłem w ramach krótkiego podsumowania, zastanowić się nad elementami perfekcyjnie przygotowanej gali. Wybieram moim zdaniem najważniejsze, żeby nie przeładować tego postu treścią. Ostatnio modne politycznie są wszelkie 5, poznajcie więc

„piątkę Wujewskiego w kategorii Gala Idealna.”


Klient.

No tak, dobrze jest mieć klienta któremu organizujemy galę 🙂 Nie dość, że sfinansuje całe przedsięwzięcie, wskaże laureatów to jeszcze zapewni gości. W przypadku wczorajszej gali – Dobroplast nie tylko po raz szósty spotkał się w gronie swoich partnerów biznesowych, ale także świętował 20-lecie istnienia na rynku. Idealny motyw przewodni dla całości spotkania. Punkt zaliczony!

Miejsce.

Jak już udało nam się znaleźć sponsora i przekonać do wyboru i zaufania w nasze siły to czas skupić się na lokalizacji . Miejsce imprezy nie może być przypadkowe. W trudnej erze organizacji eventów, gdy każdy z gości „widział i przeżył już wszystko” otoczenie gali musi być dobrze przemyślane. Głównie wybieramy pomiędzy przestrzeniami artystyczno-teatralnymi, industrialnymi, ośrodkami konferencyjnymi i hotelami. Oczywiście ilu event managerów tyle pomysłów, ale skupiam się na głównych kierunkach. Bardzo wygodnym obszarem do organizacji pozostaje hotel. Tutaj odchodzi nam z reguły zewnętrzny catering (szef kuchni powinien zaproponować dobre menu), w łatwy sposób możemy na miejscu przenocować gości spoza miejscowości, w której odbywa się gala, a obiekt posiada niezbędne zaplecze techniczne. Do dyspozycji mamy z reguły obszerną salę bankietowo konferencyjną i managera obiektu, który służy pomocą. Tu jednak uwaga – manager zazwyczaj ma dużo na głowie, jego wsparcie nie może wykluczać naszego działania. Sprawdzajmy wszystko po dwa razy 😉 A druga sugestia wujka dobrej rady – nie bazujmy na nagłośnieniu hotelowym. Serio. Pracuję jako konferansjer od kilkunastu lat. Pracowałem w wielu hotelach o różnej klasie. Uwierzcie mi na słowo – chcecie mieć dobrze nagłośnioną imprezę – poproście o to profesjonalistów. Koszt będzie odrobinę większy, ale efekt pozostanie bez porównania. Sorry hotele, w tym obszarze 0:1 dla realizatorów dźwięku. 😉

Wczorajsza gala odbywała się w Apart Hotelu w Uniejowie. Hotel o wysokim standardzie, wygodny dla gości. Osadzony w miejscowości ze źródłami termalnymi. Uczestnicy mogli przybyć wcześniej, zrelaksować się w termach i z uśmiechem przybyć na wieczorną galę. Dodatkowo obiekt mniej więcej w środku Polski. Lokalizacja na '+'.

Atrakcje na gali.

Oklaski wg. definicji to powtarzalne przybijanie sobie piątki za osiągnięcia innych ludzi, ponieważ każdy lubi być doceniany. Jednak nawet  emocje powodowane wręczaniem statuetek muszą być podsycone przerywnikami. Najbardziej ekwilibrystyczne kategorie nie wystarczą. Postaw się na miejscu gości. Siedzisz przez dłuższy czas i obserwujesz podobny schemat – kategoria, nominowani, zwycięzcy. Pół biedy jak słyszysz swoje nazwisko. Jeżeli akurat nie zagościłeś w gronie laureatów to sprawa się komplikuje. Przybyłeś ponieważ chcesz się dobrze bawić, jednak po 4 kategorii wyruszasz na wycieczkę po manu własnego telefonu pod płaszczykiem zajęcia się ważnym mailem lub zagłębiasz się w dyskurs z sąsiadem. Tak czy inaczej tracisz kontakt ze sceną. Dobry event manager nie dopuści do takiego momentu. Całość musi być na tyle dynamiczna, żeby każdy z widzów poświęcił większość swojej uwagi na to co dzieje się na scenie. Pamiętajcie o atrakcjach, będących przerywnikami.

Z reguły do wyboru mamy show multimedialne lub artystyczne. Nie może trwać za długo, bo to tylko przerywnik. Nie straćmy z oczu głównego powodu spotkania. Podwykonawców jest sporo. Jeżeli brakuje Wam pomysłów – są np. grupy dla organizatorów na facebooku, które zasilają również artyści. Wystarczy wrzucić odpowiedni post, a odzew będzie niebotyczny.

Przykład z wczoraj.  Wybór organizatorów padł na artystów z grupy Galitsyna Show, którzy stworzyli dwa obrazy nawiązujące do jubileuszu. Dodatkowo macie jeszcze pamiątkę, która może zawisnąć w siedzibie klienta 😉

Team realizacyjny.

Pamiętaj, organizacja imprezy to z reguły niemałe wyzwanie. Stawianie mu czoła samodzielnie jest dość trudne. Obok wsparcia ze strony obiektu, potrzebujesz też swój zespół. Ja miałem wczoraj ze sobą doświadczonych ludzi z warszawskiej agencji STOPRO, z którymi przeprowadzamy kilkadziesiąt wydarzeń rocznie. Dodatkowo cały sztab techników dźwięku, światła, wsparcia technicznego. Sam team realizacyjny po stronie agencji liczył niespełna 10 osób. Oczywiście całość musi być dopasowana do skali wydarzenia. Jednak warto dzielić się obowiązkami. Jeżeli weźmiemy na siebie za dużo to ryzyko niedopatrzenia jakiegoś szczegółu wzrasta. Nie zawsze będziemy mieli okazje, żeby naprawić ewentualne błędy i niedociągnięcia. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.

Konferansjer.

No właśnie. Zostawiłem sobie najlepsze dla siebie na koniec. Wybór osoby, która poprowadzi wydarzenie należy do grupy kluczowych. Jeżeli z jakichś powodów, nie będę mógł poprowadzić Twojego wydarzenia, to i tak głowa do góry. Jeżeli zapamiętasz kilka moich konferansjerskich podpowiedzi to będzie dobrze. Przede wszystkim nie czekaj z wyborem prowadzącego do ostatniej chwili. Większość profesjonalnych konferansjerów miewa zaplanowane terminy imprez na kilka ładnych tygodni w przód. Czasem jeszcze dalej. Dobrze jest zdecydować się na kogoś z doświadczeniem, bo to odejmie Tobie sporo stresu na samej imprezie. Dla prowadzącego (ale też reszty zespołu) przygotuj dokładny harmonogram czasowy. Gale z reguły nie są długie, warto zaplanować wydarzenie szczegółowo. Jeżeli nie dasz rady stworzyć konferansjerowi gotowych materiałów do przygotowania się, wyślij mu chociaż linki do atrakcji, strony klienta i obiektu. Spokojnie możesz poprosić o opracowanie tych materiałów przez prowadzącego. Umów się z gospodarzem wydarzenia, żeby zjawił się na miejscu minimum (!) 1 – 1,5 h przed rozpoczęciem. Czas poświęć na krótką odprawę, zapoznanie się z salą przez prowadzącego, test sprzętu i przygotowanie do imprezy. Mile widziana jest także szybka próba, która pozwoli wyeliminować niejasności. Zaznacz obowiązujący strój. Jeżeli to początek współpracy wykonaj kontrolny telefon o poranku w dniu imprezy. Zapytaj, czy wszystko w porządku, o której się widzimy etc. Dobrze przygotowany konferansjer, pozwoli płynnie przejść przez całość gali. Utrzyma odpowiednie tempo, zabawi gości żartem, czy wreszcie wyratuje Twoje dobre imię w sytuacji, jeżeli coś nie pójdzie po Twojej myśli. To Twoja tarcza na scenie, odpowiednio przygotowana stanie się jedną z przepustek do Twoich kolejnych realizacji dla klienta. 😉

Oczywiście można każdy z punktów jeszcze rozwinąć. Celowo nie wspomniałem również choćby o zaproszeniach, menu, ewentualnym alkoholu, wsparciu hostess i wielu innych czynnikach budujących perfekcyjne wydarzenie. Jeżeli chcesz jednak o nich pogadać – to jestem do Twojej dyspozycji. Daj mi tylko znać. Tymczasem miłego weekendu i czekam na nominacje z Twoim nazwiskiem w kategorii „Najlepsza organizacja Gali 2020„.

 

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

Jeżeli chcesz zobaczyć zdjęcia z innych moich realizacji kliknij tu

Zobacz inne wpisy:

Prowadzenie konferencji Dzień dobry Biznes

Konferansjer lubi wyzwania!

Witajcie, chciałbym podzielić się z Wami naszym dużym sukcesem. Za każdym razem kiedy kończymy tak duży projekt, odczuwam satysfakcję z dobrze wykonanej pracy. W kilku zdaniach przybliżę Wam poniżej szczegóły całego przedsięwzięcia.

Co to jest konferencja Dzień Dobry Biznes?

W zeszłym tygodniu zakończyliśmy ogromny cykl konferencji biznesowych organizowany przez największy polski bank. Jako konferansjer podczas kilku edycji miałem okazję 80 razy powiedzieć Dzień Dobry Biznes otwierając konferencje w całej Polsce.

W ramach szkoleń motywacyjno-edukacyjnych przedsiębiorcy mogli poznać tak cenne w biznesie know-how. Zapoznać się z najnowszymi trendami nie tylko w dziedzinie marketingu, PR-u, procesów i funkcjonowania firmy, ale także w skomplikowanych meandrach prawnych.

Wszyscy prelegenci byli praktykami biznesu.  Rozwiązania o których opowiadali przetestowali w ramach własnej działalności. Co również przekładało się na wartość przekazywanej wiedzy. Nie ukrywam, że osobiście wyniosłem bardzo wiele z każdego szkolenia. Nie mam tu na myśli długopisów, czy rzutnika 😉 tylko sporą dawkę wiedzy, praktyki i fajne znajomości, które już owocują.

Co robi konferansjer na konferencji?

Do moich głównych zadań oprócz oczywiście sprawnego poprowadzenia całości spotkania należało również stworzenie scenariusza w oparciu o agendę dla każdej edycji, przygotowanie bio prelegentów na podstawie materiałów i trzymanie ręki na czasowym pulsie.

Konferansjer z tym ostatnim z reguły nie miewa łatwo, ale dobre relacje, które nawiązałem z prelegentami pozwoliły z uśmiechem kontrolować długość ich wystąpień, a także ich kolejność.

Jednak nadrzędny efekt, który chciałem osiągnąć to przede wszystkim o odpowiednia atmosfera. Z jednej strony biznesowa, jednak z odrobiną przymrożenia oka i nutą niezobowiązania. Tak, by zwyczajnie na szkolenia chciało się przychodzić, a ich uczestnicy nawiązywali również relację między sobą. Chciałem uniknąć sztywnej formuły konferencyjnej – może między innymi dlatego frekwencja zwiększała się z każdym spotkaniem.

Będę z nutą nostalgii wspominał ten czas i ten projekt. Dziękuję serdecznie agencji Ixodes za zaufanie, przedstawicielom banku za pozostawienie dużej dozy swobody w działaniach, prelegentom za uśmiech, pomoc i współpracę a także każdemu uczestnikowi za inwestycję czasu i uwagi, które są obecnie jednymi z cenniejszych wartości u każdego.

Statystyki dotyczące mojego udziału w konferencji Dzień Dobry Biznes

Poprowadziłem 80 spotkań.

Roadshow odwiedził 60 miejscowości.

Zgromadziliśmy ponad parę tysięcy uczestników.

Pokonaliśmy 100tys. km po polskich drogach. Więc czasu w aucie nie jestem w stanie zliczyć 😉

Bez wątpienia było warto.

Do zobaczenia na kolejnych, tak spektakularnych projektach.

 

Konferansjer – Szymon Wujewski

 

Zobacz inne wpisy:

Konferansjer mówi Dzień Dobry!

Cieszę się, że tu jesteś!

Z nieukrywaną radością witam Was wszystkich na naszej nowej stronie, która doczekała się kolejnej aktualizacji. Pozwólcie, że opowiem Wam:

Co nowego na www.konferansjerpolska.pl

Zacznijmy od bloga. Wcześniejsza wersja zawierała przede wszystkim zrealizowane projekty konferansjerskie.

Tu obok prezentowania doświadczenia scenicznego, będę dzielił się z Wami również przemyśleniami płynącymi z kilkunastu lat przy mikrofonie.

Sprawy organizacyjne dotyczące bloga i www.konferansjerpolska.pl

Na scenie staram się zachowywać formy oficjalne – no chyba, że publiczność to nastolatkowie. 😉 Na blogu będę zwracał się do Was, do Ciebie bezpośrednio. Mam nadzieję, że odpowiada Tobie taka forma.

Nie będę treści przeładowywał ani tekstem, ani zdjęciami. Chciałbym, żeby forma bloga była jak najbardziej przejrzysta. Podobnie jak nowej strony www. Enjoy!

Jak wygląda teraz nasza konferansjerska wizytówka?

Pozwólcie, że pokrótce opowiem Wam co zmieniliśmy na samej stronie agencji.
Obok zmiany i aktualizacji szaty graficznej, przebudowaliśmy przede wszystkim treści i menu. Zaktualizowaliśmy galerie, opisy i zespół.
Zdecydowaliśmy, żeby w zakładce o nas bardzo ogólnie się przedstawić i zarysować jak według nas wygląda prowadzenie imprez  i co proponujemy. Jego rozwinięcie znajdziecie tu na blogu.

Konferansjerzy –  Tutaj przedstawiamy cały nasz zespół.
Znajdziecie tu Katarzynę, mnie, RafałaSławomira i Mateusza . Jeżeli konferansjerka to coś o czym marzysz lub prowadzenie imprez to Twoje zajęcie na pełen etat to znajdziesz tu również opcję dołączenia do naszego zespołu. Pogadajmy!

Prowadzenie imprez to w dużym skrócie rozwinięcie naszej oferty działalności scenicznej: konferansjer, szkolenie a może pomoc przy  organizacji wydarzenia. Jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Galeria ze zdjęciami z realizacji kryje się pod Zrealizowanymi projektami . Oczywiście to tylko niektóre nasze eventy. Jeżeli masz w sobie duszę paparazzi i lubisz zdjęcia to daj znać, udostępnię Tobie dużo więcej fotek.

Aktualności to link do naszego konferansjerskiego bloga, gdzie właśnie się znajdujesz.

Stoi za Tobą agencja eventowa? Super, mamy na stronie miejsce przeznaczone specjalne dla firm organizujących wydarzenia. Oferta specjalna dla agencji – użyj proszę formularza lub innych form komunikacji.

 

Mam ogromną nadzieję, że odświeżona strona Wam się spodoba. Jestem otwarty na wszystkie Wasze sugestie, zachęcam do subskrypcji bloga i mam nadzieję, że niedługo zobaczymy się również na Twojej imprezie.

Szymon Wujewski – Konferansjer

Zobacz inne wpisy: