konferansjer na #hotwheelsmonstertruckslive

Drivers start your engines… 4 wyrazy nierozerwalnie związane ze sportami motorowymi.

W samym środku stycznia, razem ze współpracującym ze mną od wielu lat konferansjerem Przemysławem Kopiejką zrealizowaliśmy imprezę, która była dla nas prawdziwym wyzwaniem. I wiecie, co… Zdaniem wszystkich udała się w 120%. Pozwólcie, że podzielę się z Wami nie tylko kuchnią tego pierwszego i jak dotąd jedynego w naszej części Europy wydarzenia, ale też pokrótce zrelacjonuję to co wydarzyło się w łódzkiej Atlas Arenie.

Pierwszy kontakt.

Listopadowy wieczór. Na adres Kaśki schodzi krótki mail z LiveNation z prośbą o ofertę, opisujący w kilku zdaniach wydarzenie. Super, cieszymy się z każdego klienta, który prosi o wycenę naszych konferansjerskich usług. Międzynarodowa, jedna z największych agencji koncertowych, to dodatkowa nobilitacja. Katarzyna wysyła komplet materiałów dot. prowadzonych przez nas imprez. Wycenę. Czekamy. Mija kilka dni.

Telefon, który zmienił wszystko.

Pewnego pięknego dnia, na początku grudnia – w najgorętszym okresie świątecznego miesiąca otrzymuję telefon. „Panie Szymonie, może Pan spotkać się z reżyserem wydarzenia, w czwartek w nocy w Warszawie?” Okołomikołajkowych eventów do obsługi konferansjerskiej dla całej drużyny mamy tyle, że ledwo starcza czasu na przejazdy między miastami. Niemniej, projekt szalenie interesujący, zew wyzwania. Staniemy na uszach, żeby się zjawić. Ustalamy spotkanie, w Łodzi, odrobinę wcześniej. Mamy kilka godzin na dojazd z Poznania i Katowic, spotkanie i powrót na następne realizacje.

„Reżyser Kina Akcji”

Spotykamy się w trójkę z Panem E. Spotkanie jest krótkie, kurtuazyjne i rzeczowe. Rozmawiamy trochę o nas, trochę o wydarzeniu. Nagrywamy krótki film. Uścisk ręki. Niepewność.

WhatsApp – „komunikator dla naszych rodziców”

Kiedy wprowadzałem na nową odsłonę www możliwość kontaktu również za sprawą WhatsApp, bliska mi osoba stwierdziła, że to komunikator używany przez osoby bliżej pokolenia naszych rodziców, niż nas. A jednak, nie jedną imprezę udało nam się już sprzedać w zasadzie dzięki temu komunikatorowi i szybkości kontaktu. To właśnie tu otrzymałem pierwszy telefon z Dallas w Teksasie.

Let’s go.

Tak, usłyszałem magiczną informację, którą można streścić w jednym zdaniu: „You’re in.” I w ten oto sposób zaczęliśmy pracę dla największego zabawkarskiego brandu na świecie. Hot Wheels – dzień dobry! 😉

Przygotowania.

Trwały prawie dwa miesiące. Kilkadziesiąt godzin tworzyłem polski scenariusz eventu, na podstawie plików audio ze szkoleniem i referencyjnego filmu z show w San Diego. Pracy było mnóstwo, jeszcze więcej nauki i myślenia, żeby to odpowiednio ułożyć sobie w głowie. W sumie to 5 godzin wydarzenia, bez żadnej podkładki. Wszystko z pamięci – musisz wiedzieć, gdzie jesteś, bo przepadniesz z kretesem.

Pierwszy dzień.

Do Łodzi zjechaliśmy z Przemkiem w czwartek, prosto na Atlas Arenę. Tam w pierwszej kolejności spotkaliśmy ekipę LiveNation, a w drugiej kolejności poznaliśmy – „The Voice, the Face of HotWheelsMonsterTruckLive” – Freddiego Schepparda. Amerykańskiego hosta wydarzenia, konferansjera który przyleciał do Warszawy po to, by zadbać o naszą dwójkę. To on prowadził nas, podpowiadał, stanowił ogromne wsparcie.

Ale początkowo, zanim się poznaliśmy spadła na nas pierwsza niespodzianka. Polska ekipa LiveNation nie pokrywała się  z naszą. My współpracowaliśmy z realizacją w 100 % z USA. Hmmm co innego pogadać o pogodzie, co innego współtworzyć ogromne wydarzenie, w którym wiele zależy od niuansów i pełnego zrozumienia komunikatów reżysera.

Niemniej. Omówiliśmy imprezę w szerszym gronie, po odprawie ustaliliśmy, że robimy dodatkową próbę w hotelu. Krótka noc.

Realizacja.

Udało się. Wszystko absolutnie clicknęło. Nie odczuliśmy wzajemnie żadnej bariery językowej. A zdobyte konferansjerskie doświadczenie pozwoliło nam płynnie przejść przez cały program, ku uciesze wszystkich zgromadzonych w Atlas Arenie. Mimo zmęczenia, dawaliśmy z siebie ile fabryka dała, ale każdy wysiłek był dwukrotnie nagradzany przez wspaniałą publiczność.

Trochę kuchni. To świetne uczucie, kiedy przemawiasz do kilku tysięcy fanów na trybunach, w słuchawce wewnątrz ucha słyszysz jak sędziowie kłócą się o rezultat. Jedna półkula mózgu dba o zachowanie sensu wypowiedzi, druga tłumaczy komunikaty, trzecia zapina pasy i zamyka oczy na tym rollercosterze 😉 I tak przez 3 dni. Adrenalina level hard.

Podsumowanie.

Hmmm. Najłatwiej powiedzieć, że zaliczyliśmy kolejną bazę na konferansjer-skim boisku. Serio. Włożyliśmy w tę realizację olbrzymią ilość serca, trochę zdrowia, ale efekt przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania. Publiczność była fenomenalna na każdym z 4 widowisk. O co byśmy nie poprosili, reagowali w lot. Kierowcy na płycie pokazali klasę, emocjonującą rywalizację i dali fanom mnóstwo dobrej zabawy. Nasze konferansjerskie poczynania były szeroko i pozytywnie komentowane nie tylko nad Wisłą, ale także u gruuubych sumów w USA. Sprawdziliśmy się w środowisku trochę innej szkoły eventowej, niż nasza rodzima. Pokazaliśmy, że my Polacy jesteśmy dobrymi specjalistami i potrafimy realizować zadania fenomenalnie.

Ukoronowaniem był ostatni show. Kiedy to nasi dowódcy w połowie pozostawili całość mówiąc, że od teraz to nasze wydarzenie. Ogrom zaufania i kawałek nobilitacji. Pokazaliśmy się! Brawo „Zemek”, Brawo „Szimon”!

Weekend, który na długo pozostanie w mojej pamięci. Dzięki publiczności, dzięki doświadczeniu, dzięki nowym przyjaciołom zza oceanu.

GO BIG! GO HOTWHEELS! #hotwheelsmonstertruckslive.

Dziękuję.

 

Szymon Wujewski – konferansjer

 

 

P.S. Chciałem wstawić galerię zdjęć do wpisu. Niestety po którejś aktualizacji WordPress przestał wyświetlać poprawnie galerię. Zapraszam zatem po zdjęcia na konto instagramowe – Szymon_konferansjer .  Jednak programiści FB są nieco lepsi w zdjęcia 😉

 

Zobacz inne wpisy:

Najlepszy konferansjer na Twój event

W pierwszym wpisie na blogu dowiedzieliście się jak wygląda nowa strona agencji konferansjerskiej Enjoy i jaki mam pomysł na tego bloga.
Blog jednak ma stanowić również formę pomocy, stąd też dzisiaj zastanowię się, jak wesprzeć sukces eventu dokonując wyboru najlepszego gospodarza wydarzenia. Jednak rozważania musimy rozpocząć od sprecyzowania kluczowej kwestii:

Kto to jest konferansjer?

Odpowiedzi jest pewnie tyle, ile jest konferansjerek i konferansjerów na rynku. A skoro tak, to spokojnie mogę przyjąć, że moja wizja jest w 100 % prawdziwa. 
Zatem czy konferansjer to lider o artystycznej duszy, sympatyczny animator, szyjący wszystko rzemieślnik, czy profesjonalista z przemyślanym każdym ruchem? Najważniejsza jest pasja działania, zbudowane doświadczenie czy korzystna wycena? Humor i uśmiech od ucha do ucha, czy stonowane wyważenie sytuacji.

Idealny pewnie byłby miks wszystkich tych cech. Ale czy tacy prowadzący istnieją? Przekonajmy się.

Jak wygląda współpraca z agencją konferansjerską?

Postaram przeanalizować zagadnienie idealnego prowadzącego w zwarty sposób. Przemycę również sugestie dotyczące relacji event manager – gospodarz wydarzenia. Bo to one budują przebieg spotkania. Z tego wypisu dowiesz się zatem:

Jakie cechy powinien mieć profesjonalny konferansjer?
Na co zwracać uwagę przy wyborze gospodarza spotkania?
Czy odpowiednie prowadzenie imprezy przekłada się na jej sukces?
Jak przygotować prowadzącego do działania?

Przed Tobą kilka podstawowych cech, zebranych w punktach. Jeżeli gospodarz Twojego spotkania je wykazuje to jest duża szansa, że Twój event się uda. Nie zwalnia to jednak z czujności. To Ty jesteś szefem, a konferansjer powinien podążać w kierunku, który Ty wyznaczasz. To gwoli wstępu, czas na konkrety.

Konferansjer powinien lubić swoją publiczność

Trudno, żeby polubić uczestników eventu w ciemno. Bardziej chodzi tu o pewne założenie. Idealny prowadzący musi lubić ludzi jako takich. Nie tylko w przestrzeni zawodowej – eventowej. Chodzi o ukierunkowanie na relacje, komunikację, rozmowę. Jeżeli konferansjer jest człowiekiem otwartym, to na scenie będzie to widać. Nie ma nic gorszego niż wykonywanie swoich obowiązków za karę. Zasada ta sprawdza się w każdej branży. Stąd też, jeżeli będzie się Tobie dobrze rozmawiać z prowadzącym już od pierwszego telefonu, to istnieje olbrzymie prawdopodobieństwo, że taka sama nić porozumienia wytworzy się pomiędzy nim, a publicznością zgromadzoną na Twoim wydarzeniu.

Obsługa konferansjerska

Czy ja lubię swoją publiczność? Oczywiście! Nawet jeżeli czasem jest mieszana, jak w przypadku otwarć sklepów Maxi Zoo, gdzie goście przybywali w towarzystwie swoich czworonogich kompanów.

Konferansjer powinien być świetnie przygotowany do swojej pracy.

Niby rzecz oczywista. Ale wato podkreślić, że wrodzony talent i sceniczna biegłość nigdy nie zastąpią przygotowania do imprezy. Profesjonalny konferansjer, wie, że dotychczasowe zdobyte doświadczenie pomaga w sytuacjach nieoczekiwanych. A tych na scenie może pojawić się wiele – od awarii scenotechniki, przez spóźnienia artystów, po niedysponowanie prelegenta. Doskonała znajomość scenariusza, wcześniejsze omówienie z event managerem jego przebiegu, czy dobry kontakt z ekipą realizacyjną są na wagę złota. Jeżeli całość połączymy z humorem i sprytnym odwróceniem uwagi publiczności, uzyskujemy niezłą polisę ubezpieczeniową.

Jednak samo doświadczanie nie może wykluczać przygotowania. Konferansjer jako leader przeprowadzający publiczność przez całą agendę musi wiedzieć co się wydarzy. Musi mieć przygotowane, a przynajmniej przemyślane swoje zapowiedzi i działanie.
Przygotowanie prowadzącego można przyrównać do występu wokalisty. Podczas koncertów nasi idole na scenie są spontaniczni, nawiązują kontakt z publicznością, czasem bezpośredni – jednak nie tworzą swoich piosenek ad hoc. Przygotowują je wcześniej ku uciesze fanów.

Konferansjer na koncerty
Koncert Anny Wyszkoni

Gospodarz wydarzenia jest Twoim scenicznym przyjacielem – warto polegać na jego doświadczeniu ale równocześnie maksymalnie ułatwić przygotowanie do imprezy. Najlepiej poświęcić chwilę na rozmowę, przekazać główne założenia eventu i scenariusz. Nie bójmy się jednak wymagać od prowadzącego własnego wkładu. W końcu on również wiele od siebie wymaga, skorzystaj z tego.

Konferansjer a punktualność.

Tu krótko. W przestrzeni eventowego tu i teraz nie ma miejsca na spóźnienia. Moją najlepszą praktyką jest obecność minimum godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia. Jednak zazwyczaj pojawiam się dużo wcześniej. Z miejscem imprezy trzeba się zapoznać, mieć chwilę na przebranie się, zjedzenie czegoś, oddech. Konferansjer jest reprezentacją organizatora. Musi prezentować się nienagannie i z uśmiechem. Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a nasza praca składa się z samych pierwszych wrażeń.

Obsługa klienta – od czego zaczyna się dobre prowadzenie imprezy?

Od wielu lat nasza agencja konferansjerska opiera się na silnym fundamencie obsługi klienta. Staramy się ekspresowo przygotowywać oferty dla naszych klientów, zawsze jesteśmy pod telefonem. Nasze wyceny tworzymy w oparciu o termin, lokalizację i koszty. Jednak zawsze w ślad za wyceną kroczy jakość obsługi.
Tak jak wspominałem powyżej – obsługa imprezy rozpoczyna się od pierwszego telefonu. Jeżeli pierwszy kontakt jest bez zarzutu, negocjacje i ustalenia idą koncertowo, to zapewne na imprezie nie będzie inaczej. Dodatkowo konferansjer powinien być zawsze „uchwytny”. Jeżeli długo czekasz na odpowiedzi, jeżeli otrzymujesz je w zdawkowej formie, to wiedz, że coś się dzieje… jak mawiał klasyk.
Poddaję zatem w tym miejscu również pod rozwagę niektóre ogłoszenia np. na OLX sie. Nie zawsze okazja w praktyce jest taka korzystna, nie zawsze oszczędności zrównoważą koszty ewentualnej wpadki…

Konferansjer powinien budować doświadczanie z pokorą.

Gospodarz eventu nigdy nie jest jego główną gwiazdą. Jego praca polega na zapowiadaniu poszczególnych punktów programu. Ma być przewodnikiem, leaderem, ale nie powinien nigdy przyćmić samego wydarzenia.
Im dłużej zajmuje się prowadzeniem imprez, tym bardziej doceniam wagę przygotowania do imprezy, udział teamu realizacyjnego i tego, że na eventcie naprawdę wszystko może się wydarzyć.
Ważne by podnosić swoje kompetencje, rozwijać się prowadząc coraz bardziej złożone wydarzenia. Nie bać się odpowiedzialności. Moją ogromną satysfakcją jest zaufanie moich klientów. Ale jak każdy nie jestem wszechwiedzący. Chętnie się uczę, wymieniam doświadczeniami z innymi eventowcami, bo wiem, że zawsze jest przestrzeń do dopracowania. Z każdej imprezy lubię być zadowolony, bo walczę nie tylko o reputację klienta ale także o swoją.
Jeżeli Twój prowadzący myśli tak samo – gratulacje, pracujesz z profesjonalistą!

Konferansjer a specjalizacja

Absolutnie nie neguję multidziedzinowości. Jeżeli ktoś czuje, że sprawdzi się na weselu, jego konik to moderowanie konferencji, a firmowy piknik będzie niezapomniany to ja to szanuję.

Jednak moim zdaniem, jak w każdej dziedzinie pewna specjalizacja jest pożądana. Jeżeli konferansjer czuje się dobrze w określonej formule to komfort pracy przełoży się na lekkość prowadzenia. W końcu im więcej mamy praktyki w określonym działaniu, tym jesteśmy w nim lepsi.
Osobiście odnajduję się na imprezach komercyjnych: Konferencje, gale, imprezy targowe, koncerty, eventy w galeriach handlowych, imprezy promocyjne, wizerunkowe czy otwarcia nowych obiektów. Na tych wydarzeniach czuję się najlepiej.
Jednak nasz zespół tworzą prowadzący z całej Polski, którzy specjalizują się także w innych formatach. Zatem w naszym teamie znajdzie się zawsze konferansjer na piknik, dni Miasta czy festiwal.
Wracamy zatem do pytań ze wstępu. Konferansjer na Twoje wydarzenie powinien być dopasowany do Twoich potrzeb. Zachować się dokładnie w ten sposób, w jaki wymaga tego sytuacja. Pamiętaj, żeby poprosić swojego prowadzącego o portfolio przed zaangażowaniem. Wówczas, po analizie, będziesz wiedzieć które imprezy prowadzi najczęściej.

Duże projekty a odpowiedzialność spoczywająca na konferansjerze.

Co tu dużo mówić. Imprezy wysokiego ryzyka – te o ogromnych budżetach, dużym audytorium, albo zwyczajnie pierwsza realizacja dla nowego klienta. Nie do końca ważne jest to jaka to impreza, ważne, że jest dla Ciebie istotna. Pamiętaj, że konferansjer to niezwykle ważny element eventu , który buduje wizerunek imprezy. Kiedy wejdzie na scenę, musi zrobić wszystko to, czego od niego oczekujesz. Przecież nie wejdziesz na scenę za niego. Warto więc zaufać doświadczonemu prowadzącemu, który będzie rozumiał, że reprezentuje nie tylko swój interes, ale także Twój. Im więcej Ty masz zleceń, tym częściej on jest na scenie. Ważne zatem, żeby istniała pomiędzy Wami synergia, ku obopólnemu zadowoleniu ze współpracy.

Czy w pełni odpowiedziałem na pytanie kto to jest konferansjer? Pewnie nie, bo całościowa charakterystyka zawodu i wszystkich działań scenicznych to temat bardziej na książkę niż bloga. Jednak liczę, że wskazane cechy u Twojego prowadzącego pomogą w sukcesie Twojego wydarzenia. A przecież o to chodzi nam wszystkim.

Zatem powodzenia i samych sukcesów!

Szymon Wujewski – Konferansjer

 

EDIT (grudzień 2019): Event Management Polska również zadał mi pytanie dotyczące roli prowadzącego na evencie. Sprawdźcie co im odpowiedziałem: Link

Zobacz inne wpisy: