Konferansjer na konferencję międzynarodową – energia, która niesie przez 10 godzin
4 października w Warszawie prowadziłem konferencję poświęconą Integracji Sensorycznej. Organizatorzy – Polskie Stowarzyszenie Terapeutów Integracji Sensorycznej oraz firma Empis – zaprosili na salę niespełna 200 terapeutów. Prelegenci przyjechali z całego świata: USA, Anglia, Irlandia, Polska, Holandia, Włochy. Część wystąpień odbyła się na żywo, pozostałe zdalnie przez streaming.
Agenda rozciągała się od 8:00 rano do 18:30 wieczorem. W rezultacie mieliśmy ponad 10 godzin intensywnego programu. Bez przerw na znudzenie, bez miejsca na spadek energii.
Klient zdecydował się na zmianę prowadzącego 5 dni przed wydarzeniem. Z uwagi na inne realizacje, które miałem „po drodze”, faktyczny czas na przygotowanie wyniósł jednak tylko kilkadziesiąt godzin. Na koniec otrzymałem ze sceny serdeczne podziękowania. Usłyszałem wtedy, że „wyskoczyłem niczym królik z kapelusza”, dodając całemu przedsięwzięciu odrobinę magii.
Dlaczego długie konferencje to ekstremalny test dla konferansjera?
Wydarzenie trwające 10 godzin przypomina maraton, nie sprint. Uczestnicy przychodzą rano wypoczęci, pełni energii i gotowi na wiedzę. Po kilku godzinach zmęczenie zaczyna jednak dawać o sobie znać. W rezultacie uwaga spada, a sala robi się cięższa.
Jaka jest więc rola konferansjera w takim scenariuszu?
Trzeba być wulkanem energii i zarażać publiczność charyzmą. Nie można dopuścić do znudzenia. Tempo musi być utrzymane przez cały dzień – od pierwszej zapowiedzi o 8:00 rano aż do ostatniego podzękowania o 18:30 wieczorem.
Dlatego nie jest to praca dla kogoś, kto po prostu „mówi do mikrofonu”. To zadanie dla osoby, która rozumie dynamikę sali, wyczuwa momenty spadku energii i wie, jak je przełamać.
Międzynarodowi prelegenci – koordynacja online i offline
Konferencja Integracji Sensorycznej to wydarzenie na światowym poziomie. Eksperci z USA, Anglii, Irlandii, Holandii, Włoch i Polski prezentowali swoje badania. Część wystąpień odbyła się na żywo w sali, pozostałe zdalnie poprzez streaming.
Jako konferansjer prowadziłem całość po polsku, z elementami angielskiego w rozmowach z prelegentami. Zapowiedzi, krótki small talk, płynne przejścia między sesjami – wszystko musiało działać sprawnie. Agenda była bardzo napięta, dlatego nie było miejsca na rozbudowane rozmowy. Każda minuta się liczyła.
Jakie było największe wyzwanie?
Koordynować wystąpienia online i offline w sposób płynny. Należało upewnić się, że prelegent zdalny jest gotowy, zanim przejdziemy do jego sesji. Ponadto trzeba było utrzymać dynamikę, mimo technicznych zawiłości, które zawsze towarzyszą zdalnym transmisjom.
Dla organizatora oznacza to jedno – musi mieć pewność, że konferansjer poradzi sobie z tym wszystkim samodzielnie. Bez angażowania producenta eventu w każdy detal i bez paniki, gdy coś nie pójdzie zgodnie z planem.
Zmiana prowadzącego w ostatniej chwili – kiedy czas ucieka
Klient zdecydował się na zmianę prowadzącego 5 dni przed konferencją. Z uwagi na inne realizacje eventowe, które miałem zaplanowane, faktyczny czas na przygotowanie ograniczył się do kilkudziesięciu godzin. To ekstremalnie mało jak na wydarzenie tej skali.
Co to oznacza dla konferansjera?
Przede wszystkim konieczność szybkiej analizy materiałów. Prelegenci, ich tematy, kolejność wystąpień, specyfika publiczności – wszystko musi być przetrawione w ekspresowym tempie.
Ponadto niezbędna jest intensywna współpraca z organizatorem. Kilkadziesiąt godzin to zbyt mało, żeby działać w próżni. W rezultacie kontakt z klientem staje się bardzo częsty: pytania, doprecyzowania, ustalenia – wszystko odbywa się na szybko.
Wreszcie liczy się elastyczność i doświadczenie. W takich sytuacjach nie ma miejsca na przypadkową improwizację. Znaczenie ma wiedza, jak prowadzić międzynarodowe konferencje, zarządzać energią sali oraz reagować na nieprzewidziane sytuacje.
Dla organizatora jest to test zaufania. Event Manager, który w ostatniej chwili zmienia prowadzącego, potrzebuje kogoś, kto nie tylko przygotuje się szybko, lecz również dostarczy jakość na takim poziomie, jakby miał miesiące na przygotowanie.
Jak utrzymać energię przez 10 godzin?
Od 8:00 do 18:30 to baaaardzo długo. Publiczność – nawet najbardziej zaangażowana – zaczyna tracić uwagę. Sala robi się senniejsza, a energia spada.
Dlatego konferansjer musi działać jak bateria, która ładuje uczestników przez cały dzień.
Jak to robię?
Wykorzystuję różne techniki angażowania publiczności: gra słów, ice breakery, nawiązania do wystąpień prelegentów. Humor przełamuje napięcie i zmęczenie, a energia zaraża salę pozytywną atmosferą.
Nie zdradzę szczegółów – to moje wewnętrzne know-how wypracowane przez lata. Efekt jest jednak jeden: uczestnicy pozostają zaangażowani, nie zasypiają i nie wychodzą wcześniej. Pozostają do końca.
Dla organizatora stanowi to kluczową wartość. Satysfakcja uczestników to bowiem najlepsza referencja, prowadząca do powtarzalnych zamówień i pozytywnych opinii. To również dowód, że event był dobrze wydanymi pieniędzmi.
„Królik z kapelusza” – najlepsza referencja
Na koniec otrzymałem ze sceny serdeczne podziękowania. Klient stwierdził wtedy, że „wyskoczyłem niczym królik z kapelusza”, dodając całemu przedsięwzięciu odrobinę magii.
To najlepsza forma uznania, jaką może otrzymać konferansjer. Szczególnie w sytuacji, gdy faktyczny czas przygotowania wyniósł tylko kilkadziesiąt godzin, a sama konferencja była maratonem energetycznym.
Dlaczego się udało?
Przede wszystkim dlatego, że doświadczenie ma znaczenie. Ponadto elastyczność i szybka reakcja stanowią fundament w pracy konferansjera. W rezultacie organizator mógł mi powierzyć wydarzenie i mieć pewność, że wszystko pójdzie perfekcyjnie.
Konferansjer na konferencję międzynarodową – co musi zapewnić?
Jeśli planujesz konferencję międzynarodową, długą agendę (8-10 godzin) lub wydarzenie z prelegentami online i offline – oto co powinien zapewnić profesjonalny konferansjer:
1. Energia przez cały dzień Wydarzenie trwające 10 godzin wymaga osoby, która nie zwalnia tempa i zarządza energią sali od rana do wieczora.
2. Koordynacja międzynarodowych prelegentów Online i offline, po polsku i angielsku – wszystko płynnie, bez chaosu i bez technicznych wpadek, które rujnują dynamikę.
3. Elastyczność i szybka reakcja Zmiana prowadzącego w ostatniej chwili? Nie ma problemu. Doświadczony konferansjer potrafi przygotować się ekspresowo i dostarczyć odpowiednią jakość.
4. Techniki angażowania uczestników Humor, gra słów, ice breakery, nawiązania do wystąpień – wszystko to przełamuje zmęczenie i utrzymuje uwagę publiczności.
5. Samodzielność Organizator nie musi być przy konferansjerze przez cały dzień. Może więc skupić się na innych aspektach eventu, wiedząc, że scena jest w dobrych rękach.
Podsumujmy: Warszawa, Integracja Sensoryczna, 200 terapeutów – sukces mimo presji czasu
4 października w Warszawie odbyła się międzynarodowa konferencja z prelegentami z sześciu krajów. Agenda rozciągała się od 8:00 do 18:30. Zmiana prowadzącego nastąpiła 5 dni przed wydarzeniem, a faktyczny czas przygotowania wyniósł tylko kilkadziesiąt godzin.
Wszystko się udało. Uczestnicy pozostali zaangażowani przez cały dzień. Organizator był zadowolony, a konferansjer „niczym królik z kapelusza” dodał przedsięwzięciu odrobinę magii.
To jest miernik sukcesu.
Nie chodzi bowiem o to, żeby „coś powiedzieć do mikrofonu”. Chodzi raczej o to, żeby poprowadzić wydarzenie tak, by organizator miał spokój, a uczestnicy – niezapomniane doświadczenie.
Szukasz konferansjera na konferencję międzynarodową?
Jeśli planujesz długą konferencję, wydarzenie z międzynarodowymi prelegentami lub potrzebujesz kogoś, kto wejdzie w projekt w ostatniej chwili – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu. Pomożemy Ci stworzyć konferencję, która będzie profesjonalna, energetyczna i niezapomniana.
